Data: 27 wrzesień 2017

System Rekord.ERP w Automatic Systems Engineering

Automatic Systems Engineering od blisko 30 lat specjalizuje się w dostarczaniu kompleksowych rozwiązań bezpiecznych technologii dla przemysłu i infrastruktury. W tym czasie firma rozwinęła specjalizację w zakresie wdrożeń i zintegrowanych dostaw jako ASE Integrator, a w zakresie dostarczania wiedzy i kompetencji oraz wykonania prac eksperckich i konsultingu technicznego jako ASE Ekspert.

 

 

Obecnie Automatic Systems Engineering to odgrywająca coraz większą rolę na polskim rynku Grupa Technologiczna, zatrudniająca ponad 300 osób. Kompleksowa oferta Grupy ASE pozwala na dostarczanie bezpiecznych technologii i rozwiązań dla przemysłu i infrastruktury gospodarczej. Dzięki połączeniu zdolności analitycznych, projektowych i realizacji oraz nadzorów GRUPA ASE jest w stanie dostarczyć, wdrożyć i prowadzić serwis urządzeń i systemów bezpieczeństwa przemysłowego w obszarach:

  • automatyki przemysłowej
  • systemów bezpieczeństwa
  • elektrotermii
  • elektrotechniki przeciwwybuchowej
  • systemów IT dla przemysłu
  • rozwiązań morskich

 

Rok 2014 przyniósł firmie szereg zmian organizacyjnych i inwestycyjnych – mówi Dariusz Wierchoła - Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, a jednocześnie kierownik wdrożenia po stronie ASE. Nastąpiła rozbudowa użytkowanego obiektu i modernizacja parku maszynowego. W celu usprawnienia procesów zarządzania: montażem, kontrolą jakości, zaopatrzeniem i sprzedażą oraz wymianą informacji z dostawcami i klientami, zarząd spółki podjął decyzję o konieczności wdrożenia systemu klasy ERP.

 

Posiadane przez nas oprogramowanie -mimo że w znacznej mierze przygotowane pod indywidualne potrzeby - osiągnęło moment, w którym jego dalszy rozwój stał się problematyczny, tak z powodów technicznych (stabilność) jak i ekonomicznych. Brak było funkcjonalności związanych z przygotowaniem dokumentacji warsztatowej czy rejestracją procesu montażu. Wiele wymaganych dokumentów z konieczności powstawało ręcznie w Wordzie lub Excelu – bez jakiegokolwiek wspomagania ze strony systemu. Zabierało to czas i prowadziło do kosztownych pomyłek.

 

W procesie wyboru dostawcy ERP braliśmy pod uwagę: referencje, koszty wdrożenia systemu, spełnienie naszych wymagań odnośnie funkcjonalności. Dodatkowym wymogiem jaki postawiliśmy dostawcy, była konieczność zapewnienia integracji z programem Symfonia używanym w księgowości. Z uwagi na powiązania w Grupie ASE oraz przyzwyczajenia działu księgowości, postanowiliśmy na razie wyłączyć ten obszar z zakresu wdrożenia.

 

Ostatecznie, po wyczerpującej prezentacji i wizycie referencyjnej u długoletniego użytkownika, nasz wybór padł na Rekord.ERP. Partnerem wdrożeniowym została spółka Rekord Pomorze Sp. z o.o. Wprowadziliśmy system w Spółce ASE ATEX – zajmującej się doborem, dostawami i montażem licencyjnym wyrobów elektrotechniki przemysłowej w wykonaniu przeciwwybuchowym.

 

Wdrożenie rozpoczęło się od studium przedwdrożeniowego. W trakcie szeregu spotkań wykonawca szczegółowo zapoznawał się z procesami jakie u nas występują, ze specyfiką wyrobu, wymaganiami w zakresie identyfikowalności, rozliczeń w ramach grupy ASE, etc. Na tej podstawie powstało kilkudziesięciostronicowe opracowanie, zawierające z jednej strony opis stanu aktualnego i nasze oczekiwania, z drugiej główne założenia dla nowego systemu. Nie ukrywam, że nie była to łatwa lektura – zwłaszcza że brakowało nam wówczas doświadczeń z wdrażaniem tak rozbudowanego systemu. Praca ta okazała się jednak niezbędna, a dokument studium stał się niejako „spisem treści” dla dalszych prac.

 

Mamy za sobą niemal trzy lata użytkowania pakietu Rekord.ERP w ASE ATEX. Z pespektywy czasu oceniam, że dokonaliśmy właściwego wyboru. Użytkownicy szybko „kupili” funkcjonalności jakie wniósł system. Korzystając z praktycznie standardowej funkcjonalności zbudowaliśmy dopasowany do naszej specyfiki konfigurator produktu, dzięki któremu przygotowanie oferty, potwierdzenie przyjęcia zamówienia, czy skierowanie zamówienia do produkcji przebiega naprawdę sprawnie. Nadążnie wprowadzamy automatyzmy i dodatkowe kontrole aby eliminować przyczyny ludzkich błędów.

 

System wspomaga nas między innymi w:

  • ofertowaniu wyrobów konfigurowalnych
  • zautomatyzowanym generowaniu zleceń montażowych na podstawie zamówień klientów
  • zapewnieniu pełnej identyfikowalności materiałowej
  • nadzorze nad realizacją zleceń
  • kontroli jakości
  • śledzeniu kosztów
  • rozliczeniach między spółkami z grupy kapitałowej

Warto podkreślić w tym miejscu ogromną elastyczność programu. Obecnie prowadzimy testy końcowe dedykowanego dla nas rozwiązania „Mobilny Magazyn”, w którym zaprzęgamy przemysłowe tablety z czytnikami kodów kreskowych do wykonywania kompleksowych procedur przyjęć i wydań towarów. Wdrażamy również technologię EDI do współpracy z naszym licencjodawcą z zakresu wyrobów Ex – firmą R.STAHL

 

Mimo że z wykształcenia nie jestem informatykiem, jestem jedyną osobą pierwszego kontaktu w sprawach systemu. Korzystam z narzędzi do zarządzania systemem, wykonuję proste prace programistyczne, samodzielnie zarządzam szablonami wydruków. Wysoko oceniam wsparcie techniczne ze strony dostawcy rozwiązania. Dostawca (Rekord Pomorze) uważa nas  za niezwykle płodnego użytkownika, jeśli chodzi o nowe pomysły na wykorzystanie programu. Wynika to zapewne z mojej dewizy głównego użytkownika, która brzmi: „Klient wewnętrzny ma prawo oczekiwać więcej od systemu”. Dzięki temu co miesiąc dodajemy usprawnienia i nowe rozwiązania a system zmienia się wraz z rozwojem naszej Organizacji. Niedawno Dyrekcja podjęła decyzję o stopniowym obejmowaniu pakietem Rekord.ERP całego kompleksu ASE INTEGRATOR.

 

Zakres wdrożenia:

  • Techniczne Przygotowanie Produkcji
  • Sterowanie Produkcją
  • Rejestracja Halowa
  • Zamówienia Własne
  • Zakup
  • Gospodarka Materiałowa
  • Zamówienia Obce
  • Fakturowanie