Podatek VAT w gminach – centralizacja ewidencji i rozliczeń

Zmiana sposobu rozliczania podatku VAT przez gminy jest konsekwencją dostosowywania prawa krajowego do standardów unijnych. Obecnie każda jednostka organizacyjna gminy może być osobnym podatnikiem z punktu widzenia ustawy o podatku VAT. Posiadając NIP, rozlicza ten podatek we własnym imieniu.

Specyfiką jednostek finansów publicznych jest fakt, że ich dochody w przeważającej mierze są efektem działalności statutowej, która z mocy ustawy nie podlega regulacjom VAT. Biorąc pod uwagę ograniczone możliwości odliczenia podatku VAT (dotyczy tylko zakupów na rzecz działalności pozastatutowej), standardem stała się świadoma decyzja o rezygnacji z odzyskiwania podatku VAT. Rozliczenia z fiskusem dotyczą jedynie podatku należnego, który jest wyliczany i odprowadzany od sprzedaży bez pomniejszeń. Wprowadzenie centralizacji rozliczeń VAT w gminach należy rozpatrywać na kilku płaszczyznach.

Regulacje prawne
Drogę do centralizacji rozliczeń w gminach otworzył wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 25 września 2015r., który stwierdził, że samorządowe jednostki budżetowe, nie ponosząc ryzyka działalności gospodarczej (prowadzona jest ona w imieniu JST), nie mogą posiadać odrębności podatkowej. Minister Finansów ustalił termin obowiązkowej „centralizacji” na 1 stycznia 2017r. Samorządy oczekują jeszcze na tzw. spec-ustawę o centralizacji rozliczeń, która powinna wejść w życie na początku października 2016r. Od początku przyszłego roku tylko gmina będzie mogła być podatnikiem VAT, a wszelkie związane z tym podatkiem czynności dokonywane będą przez jednostki w imieniu gminy.

Aspekt ekonomiczny
Tak jak do tej pory, prawo do odliczenia podatku będzie przysługiwało w przypadku dokonywania zakupów na rzecz działalności objętej VAT oraz tzw. działalności mieszanej. W tym drugim przypadku wysokość odliczenia determinować będą dwa współczynniki: struktury sprzedaży oraz prewspółczynnik, które generalnie wyliczane są jako udział danej działalności gospodarczej w dochodach jednostki ogółem. Znakomicie ograniczą one kwotę podatku VAT możliwą do odzyskania przez jednostki. Nakład pracy związany z koniecznością ewidencji zakupów dla celów podatkowych może w niektórych przypadkach postawić pod znakiem zapytania sensowność takich działań.

Organizacja pracy
Istotnym elementem rozliczeń pomiędzy jednostkami, a budżetem gminy będzie zachowanie identycznych reguł i procedur obowiązujących przy ewidencji i kwalifikowaniu zakupów. Pamiętać należy o tym, że podstawą do sporządzenia deklaracji zbiorczej VAT-7 i jej weryfikacji podczas kontroli będą zapisy źródłowe zawarte w rejestrach cząstkowych prowadzonych przez jednostki. Służby budżetowe muszą zadbać o prawidłowość prowadzenia centralnej ewidencji VAT, która musi być wspomagana odpowiednim narzędziem w postaci właściwie zaprojektowanego i funkcjonalnego systemu informatycznego.

Portal finansowo-budżetowy VAT jako narzędzie wspomagania centralizacji podatku VAT w gminie
Firma Rekord SI zajmuje się kwestiami centralizacji podatku VAT od jesieni 2013r., czyli od momentu, gdy pojawiły się pierwsze sygnały wskazujące na potrzebę zbiorczego rozliczania VAT w gminie. Projekt aplikacji wspomagającej rozliczanie podatku VAT w gminie postanowiono oprzeć o rozwiązania portalowe, które skutecznie sprawdziły się w zakresie sprawozdawczości budżetowej.
W ramach systemu Portal finansowo-budżetowy VAT każda jednostka organizacyjna ma możliwość prowadzenia własnych rejestrów cząstkowych, zawierających informacje wymagane odpowiednimi przepisami. Zbiorcza deklaracja VAT-7 dla gminy powstaje na podstawie informacji składanych przez poszczególne jednostki w formie deklaracji cząstkowych. Dokument ten jest uwierzytelniany za pomocą podpisu kwalifikowanego. Może on powstawać automatycznie na podstawie zatwierdzonych pozycji rejestrów cząstkowych lub zostać wygenerowany przez operatora na poziomie jednostki poprzez import pliku JKP_VAT.

Centralizacja VAT – czy gminy będą jej beneficjentem?
Centralizacja rozliczeń podatku VAT w gminie, jak każda zmiana prawna pociąga za sobą określone skutki. Obawy gmin wiążą się przede wszystkim z brakiem jednoznacznych ustaleń dotyczących konieczności korekty podatku wstecz. Zaliczenie podatku VAT do tzw. kosztów niekwalifikowanych może zmienić rozliczenie środków unijnych zaangażowanych w zrealizowane projekty. Z tego powodu niecierpliwie oczekiwane jest ukazanie się wspomnianej wcześniej tzw. spec-ustawy. Poniesione koszty będą się także wiązały m.in. z wdrożeniem spójnych procedur rozliczeniowych, ustaleniem metodyki wyliczania wskaźników (udział firm doradczych) oraz zapewnieniem oprogramowania niezbędnego do ewidencji i rozliczania podatku VAT. Po stronie potencjalnych zysków można wymienić przede wszystkim skorzystanie z prawa do odzyskania części podatku od poniesionych wydatków (do tej pory urzędy w większości rezygnowały świadomie z pomniejszania obciążeń podatkowych). Odpowiedzi na pytanie czy zyski z centralizacji VAT przewyższą  koszty związane z jej wprowadzeniem i utrzymywaniem gminy będą mogły sobie udzielić nie wcześniej, niż po analizie pierwszego roku jej obowiązywania.

Jacek Jaworowski
Dyrektor Pionu Wdrożeń