e-Urząd w Beskidach
Data: 08-10-10

e-Urząd w Beskidach

Koncepcja e-urzędu rozumiana jest jako ogół działań i środków związanych z elektroniczną komunikacją między urzędem a obywatelem. Gdy przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, okazuje się, że pociąga ono za sobą bardzo szeroki wachlarz działań i obejmuje cały szereg spraw o charakterze organizacyjnym, prawnym oraz czysto informatycznym.

Wdrożenie e-Urządu

W momencie, kiedy informacje przetwarzane dotychczas tylko wewnątrz organizacji zostają udostępnione na zewnątrz, zachodzi potrzeba zmiany organizacji pracy, a także wprowadzenia spójnego systemu informatycznego, który poradzi sobie z takim wyzwaniem. System taki musi obsługiwać wszystkie podstawowe obszary działalności urzędu, począwszy od księgowości budżetowej, poprzez systemy ewidencyjne, a kończąc na obsłudze podatków i opłat lokalnych.


e-urząd w Beskidach z firmą Rekord

Kolejnym krokiem determinującym wprowadzenie e-urzędu jest konieczność zastosowania systemu obiegu dokumentów obsługującego jednolite repozytorium wszystkich dokumentów generowanych także poprzez systemy dziedzinowe. System zarządzania dokumentami będzie również odpowiedzialny za integrację z zewnętrznymi platformami usług publicznych, takimi jak ePUAP czy SEKAP. Dopiero mając tak przygotowaną „bazę” w swojej organizacji (tzw. back office), możemy zacząć wprowadzanie w życie tego, co zobaczą na zewnątrz klienci urzędu (tzw. front office). Koncepcja e-urzędu proponowana przez firmę REKORD SI obejmuje trzy obszary działań, jakie może podjąć petent urzędu:

  • przeglądanie informacji publicznej z danych strukturalnych przechowywanych wewnątrz urzędu – tu można zapoznać się z takimi informacjami, jak m.in. dane budżetowe, ewidencja działalności gospodarczej czy też dotyczącymi mienia gminy,
  • przeglądanie informacji spersonalizowanej wymagającej uwierzytelnienia – tu będą się pojawiały informacje, które nie są informacją publiczną, ale są ważne z punktu widzenia poszczególnych mieszkańców gminy, przeważnie będą to dane na temat relacji finansowych obywatela z urzędem w zakresie podatków (kwoty wymiaru, raty, globalne kwoty zaległości) czy też szersza informacja o stanie spraw i złożonych/odebranych dokumentach,
  • wymiana informacji między urzędem a klientem, dostęp do formularzy i dokumentów elektronicznych – umożliwia to pobieranie dokumentów w postaci elektronicznej do skrzynki podawczej urzędu oraz – w drugą stronę – wysyłkę dokumentów do skrzynek umieszczonych na platformach elektronicznych usług publicznych.

Podejście takie daje możliwość skutecznego wyjścia naprzeciw oczekiwaniom obywateli w zakresie ilości i jakości oferowanych usług, a także pozwala na znaczne usprawnienie pracy urzędu zarówno pod względem czasu i organizacji pracy, jak i redukcji kosztów działalności.

WOJCIECH ZUZIAK, WÓJT GMINY LIPOWA

Gmina Lipowa, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom mieszkańców, przedsiębiorców, a także odwiedzających nas turystów, opracowała przy współpracy z firmą TechMaster z Żywca dokumentację aplikacyjną o dofinansowanie projektu. W konsekwencji pozytywnych decyzji w roku 2008 jako wójt podpisałem dwie umowy w zakresie projektu budowy społeczeństwa informacyjnego na terenie gminy Lipowa, celem stworzenia szeroko rozumianego e-urzędu. Montaż finansowy, który został zastosowany w naszym projekcie, łączy w sobie dotację Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz środki Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. Dzięki zastosowaniu pionierskiej metody montażu finansowania gmina z własnego budżetu wydatkowała zaledwie 5 proc. ogólnej kwoty projektu, którego cała wartość wynosiła ponad 760 tys. zł.
Ideą projektu było i jest zwiększenie efektywności pracy administracji samorządowej, a także udostępnienie elektronicznych usług administracyjnych mieszkańcom i przedsiębiorcom z terenu całej gminy. E-urząd stworzony i wdrożony w naszej gminie przez firmę REKORD SI z Bielska-Białej to urząd dostępny drogą elektroniczną, w którym można załatwić sprawy niezależnie od pory dnia i miejsca pobytu. W e-urzędzie obsługa interesantów odbywa się na bieżąco. Uzyskanie informacji, złożenie wniosku, załatwienie i monitorowanie sprawy odbywa się zdalnie poprzez Internet, wygodnie i zgodnie z procedurami bezpieczeństwa informacji.


EDWARD KUĆKA, WÓJT GMINY KOZY

W ramach priorytetu II. Działanie 2.2. Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 gmina Kozy uzyskała środki z Unii Europejskiej na realizację projektu „Wdrożenie elektronicznych usług publicznych w gminie Kozy”. Dzięki realizacji tego projektu mieszkańcy naszej gminy będą mogli korzystać z usług urzędu gminy świadczonych drogą elektroniczną, tzw. e-urząd. Mam nadzieję, iż działania te podniosą jakość usług świadczonych przez nasz urząd, a przede wszystkim  będą stanowiły znaczne udogodnienie dla mieszkańców gminy. Jednakże wdrożenie elektronicznych usług publicznych powoduje wzrost nakładów na eksploatację systemów informatycznych wraz z ich osobową obsługą.




GRZEGORZ FIGURA, WÓJT GMINY RADZIECHOWY-WIEPRZ

Nasza gmina w ramach projektu „E-urząd elektroniczny system usług publicznych w Gminie Radziechowy-Wieprz”. Elektroniczny system usług publicznych w gminie Radziechowy-Wieprz” przeprowadziła kompleksową komputeryzację urzędu – począwszy od modernizacji infrastruktury sprzętowej, a kończąc na wprowadzeniu nowoczesnego oprogramowania przygotowanego do realizacji koncepcji e-urzędu. Otwierając się na mieszkańców, a szczególnie na osoby młode, zostały stworzone warunki do rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Dzięki temu załatwianie spraw w urzędzie stało się dużo prostsze i wygodniejsze, a dostęp do wielu informacji wymaga jedynie posiadania Internetu. Ponadto zintegrowany system informatyczny pozwala otrzymywać kompleksowe informacje o finansach gminy, co okazuje się dużym wsparciem w zarządzaniu gminą.



CZESŁAW BUŁKA, WÓJT GMINY PORĄBKA

Wdrożenie nowych systemów daje urzędowi gminy możliwość:
- usprawnienia zarządzania gminą przez optymalizację obiegu informacji,
- ułatwienia i przyspieszenia dostępu do informacji oraz poprawy obsługi interesanta,
- efektywnego zarządzania majątkiem gminy, a w konsekwencji wzrostu dochodów oraz zwiększenia zaufania mieszkańców do władz samorządowych,
- informowania mieszkańców o budżecie gminy,
- kreowania społeczeństwa informacyjnego poprzez zwiększenie zakresu usług informatycznych i potencjalnych korzyści wynikających z tej technologii dla mieszkańców.


PAWEŁ PIETRASZKO, KIEROWNIK PROJEKTU W URZĘDZIE GMINY RADZIECHOWY-WIEPRZ

Cel, jaki chcieliśmy osiągnąć poprzez wdrożenie sytemu, to chęć otwarcia urzędu 24 godziny na dobę. Umożliwienie klientom łatwiejszego dostępu do informacji publicznej i składania podań drogą elektroniczną poprzez skrzynkę podawczą ePUAP. Istnieje możliwość aplikowania o środki na realizację takiego zadania w związku z małymi nakładami w budżecie gminy na informatyzację. Udało nam się pozyskać środki na tę inwestycję w wysokości 75 proc. dofinansowania z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego (działanie 2.2. Rozwój elektronicznych usług publicznych). Dzięki wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami zdecydowanie skrócił się czas potrzebny na wyszukiwanie pism. Obecnie urzędnicy mają natychmiastowy dostęp do prowadzonych spraw i pism, które są skanowane na dzienniku podawczym lub – w przypadku dokumentów elektronicznych - wpływają automatycznie do systemu. Władze gminy zyskały natomiast analityczne narzędzie do zarządzania. Dzięki dofinansowaniu z RPO możliwa była wymiana przestarzałej infrastruktury technicznej. Mieliśmy świadomość, że stworzenie systemu to tylko jeden element tworzenia e-urzędu, dlatego zorganizowaliśmy z poszczególnymi sołectwami szereg spotkań, na  których próbowaliśmy przekazać w prosty sposób korzyści z systemu e-urząd. Nie do przecenia okazała się również pomoc wykonawcy, szczególnie że samo wdrożenie przebiegało u nas w bardzo (jak na podobne projekty) krótkim czasie.


PIOTR WOJTUSIAK, KIEROWNIK PROJEKTU W URZĘDZIE GMINY PORĄBKA

W urzędzie gminy eksploatowane były systemy informatyczne z lat 90. oparte o systemy środowiska tekstowego (DOS). Dostawcy oprogramowania nie ujmowali całości urzędu w jednolite zestandaryzowane procesy. Tylko system, który daje możliwość ujęcia wszystkich procesów w ciągłość działań, stanowi podstawę do tego, aby zasoby informacji ujęte w systemach informatycznych były spójne i integralne. Ta świadomość oraz pewne standardy i trendy, jakie pojawiły się po wejściu Polski do UE,  skłoniły kierownictwo urzędu do poszukiwania środków na sfinansowanie działania. Aby zrealizować nasze plany, wystąpiliśmy więc o dofinansowanie ze środków unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego - Działanie 2.2 Rozwój elektronicznych usług publicznych. Złożyliśmy wniosek i uzyskaliśmy 85 proc. dofinansowania. Koszt projektu wynosi 758.807,35 zł, a środki unijne to 644.986,24 zł.
Umowę o wprowadzeniu projektu podpisaliśmy we wrześniu 2009 roku. W pierwszym etapie działania założono przeniesienie danych podatkowych do nowego systemu oraz wprowadzenie wszystkich innych dochodów niepodatkowych do nowego sytemu tak, aby zagadnienie dochodów gminy zostało ujęte w nowym systemie całościowo. Równocześnie wdrażany był system finansowo-księgowy oraz system budżetowy. Obawialiśmy się, czy będziemy w stanie zrealizować pierwszy etap projektu w taki sposób, aby nie doprowadzić do przerwania pracy urzędu gminy. Zastanawialiśmy się też, czy firma REKORD SI jest w stanie wykonać realizację tego pierwszego etapu projektu. A był to etap bardzo trudny, zarówno dla urzędu gminy jako organizacji, jak i wykonawcy. Zakończyliśmy go jednak sukcesem. Sprawne wdrażanie systemu w tak krótkim czasie to wspólny wysiłek pracowników urzędu oraz firmy REKORD SI. Zgodnie z harmonogramem projekt mamy zakończyć 30 grudnia 2010 roku.