Bielsko – Biała jest miastem na prawach powiatu, leżącym w południowej Polsce w granicach którego mieszka ponad 175 tys. mieszkańców. Miasto jest stolicą Euroregionu Beskidy pełniącym funkcję głównego ośrodka administracyjnego, przemysłowego, handlowo-usługowego, akademickiego, kulturalnego i turystycznego. Jest jednym z najlepiej rozwiniętych gospodarczo miast Polski a także stanowi ważny w skali kraju węzeł drogowy i kolejowy.

Oprogramowanie firmy REKORD działa w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej od 1991 roku, początkowo były to systemy działające w technologii DOS obsługujące podatki od nieruchomości osób fizycznych i prawnych. Od razu trzeba podkreślić, że programy autorstwa firmy REKORD od początku powstawały w oparciu o ścisłą współpracę z użytkownikami i tak do prac nad systemami podatkowymi przyczyniły się Pani Ewa Korzeniowska oraz Małgorzata Skoczeń – obecnie Naczelnik Wydziału Dochodów Budżetowych. Ewidencja działalności gospodarczej oraz koncesji alkoholowych była kolejnym systemem wprowadzonym do urzędu i tutaj również prace odbywały się w konsultacji z Panią Małgorzatą Okrutą – obecnie Naczelnikiem Wydziału Organizacji i Nadzoru. W tym czasie Urząd Miejski zmienił swoją siedzibę z ul. Przybyły na obecny budynek znajdujący się na Placu Ratuszowym 1. Ponieważ ówczesna siedziba firmy REKORD  (do 1995 roku) znajdowała się w odległości 300 metrów (Plac Wolności 9) pozwoliło to na ścisłą współpracę przy wdrożeniu następnych systemów, którymi były moduły płacowo – kadrowe i finansowo – budżetowe. Podobnie w tym przypadku nieoceniona była pomoc pracowników urzędu a dokładniej Pani Danuty Gąsiorek Inspektora oraz Pani Teresy Łuszcz – Naczelnika Wydziału Finansowo – Księgowego. Śladem urzędu podążyła także część jednostek organizacyjnych gminy, gdzie wdrożono oprogramowanie w zakresie systemów finansowo – księgowych oraz płacowo – kadrowych.

Przełomowym momentem był początek obecnego stulecia. Rok milenijny zamiast spodziewanych problemów z oprogramowaniem  przyniósł w Urzędzie Miejskim wymianę systemów finansowo – budżetowych na nowe wersje napisane w technologii Windows działające w środowisku graficznym co zapoczątkowało dalszą modernizację użytkowanych systemów. Rok później pozwoliło to aby pakiet RATUSZ wyszedł poza granicę urzędu do jednostek organizacyjnych integrując sprawozdawczość finansową, która odtąd była sporządzana automatycznie i w elektronicznej postaci przekazywana do Urzędu Miejskiego.

Przez następne lata istniejące oprogramowanie zostało poszerzone o nową funkcjonalność dedykowaną dla magistratu w Bielsku – Białej. Ważnym momentem był koniec 2006 roku gdzie została podpisana umowa na modernizację systemów podatkowych oraz do obsługi opłat lokalnych (m.in. dochody z mienia). Systemy zostały wymienione z wersji DOS na wersję Windows i obsługują zakres:

• podatku od nieruchomości, rolny i leśny osób prawnych;
• podatku od nieruchomości, rolny i leśny osób fizycznych;
• podatku od środków transportowych;
• opłaty za posiadanie psów;
• ewidencji umów z tytułu wieczystego użytkowania i dzierżaw;
• obsługi innych dochodów niepodatkowych;
• a także system obsługi elektronicznych płatności masowych, których zresztą urząd był prekursorem zamawiając już w 2004 roku wykonanie specjalistycznego oprogramowania gdzie koordynatorem prac ze strony klienta był obecny Zastępca Naczelnika Wydziału Informatyki Pan Aleksander Chomik.

Oprócz systemów dziedzinowych zostały wdrożone również moduły współpracujące z systemami dochodowymi takie jak: obsługa kasy w urzędzie a także systemy umożliwiające współpracę z modułem ewidencji ludności oraz ewidencji gruntów.

W tym samym czasie w urzędzie zaimplementowano pierwsze oprogramowanie wielowarstwowe obsługiwane za pomocą przeglądarki internetowej. Zostało ono wykorzystane w portalu analitycznym LIDER, który umożliwia łatwe przeglądanie całości informacji zawartych w systemach finansowych, podatkowych oraz w innych modułach pakietu RATUSZ za pomocą tabel, wykresów oraz zagregowanych danych. Dzięki swojej funkcjonalności połączonej z prostotą obsługi niewątpliwie wyznaczył on nową jakość w zarządzaniu tak dużymi organizacjami.

W 2007 roku dokonano dalszych modernizacji, tym razem systemów płacowo - kadrowych. W urzędzie wymieniono ostatecznie starą technologię DOS na nowe systemy pisane w środowisku graficznym. Wymieniono także resztę systemów z zakresu księgowości budżetowej obsługujących m.in. ewidencję środków trwałych i wyposażenia. Na dobre zagościły również nowe technologie i funkcjonalności oferujące m.in. inwentaryzację mienia za pomocą kodów kreskowych i kolektorów danych. Podobne rozwiązania dotyczące użycia kodów kreskowych zostały zastosowane w systemach podatkowych, gdzie usprawniły kontrolę nad korespondencją oraz przyspieszają proces wprowadzania danych. Innym ciekawym rozwiązaniem jest system automatycznego ostrzegania i informowania o występujących i zdefiniowanych wcześniej zdarzeniach w zakresie systemu płacowo – kadrowego.

Końcem 2008 roku podpisano umowę na modernizację systemów ewidencyjnych obsługujących ewidencję działalności gospodarczej oraz koncesji alkoholowych do technologii wielowarstwowej.  Był to krok, który zwiastował nadejście kolejnego istotnego momentu jakim niewątpliwie jest wyjście programów działających wewnątrz urzędu do Internetu. Kluczowym momentem był rok 2009 a dokładniej wprowadzenie systemu udostępniającego publiczne dane ewidencji działalności gospodarczej. Teraz każdy za pomocą Internetu oraz przeglądarki internetowej może przeglądać interesujące go informacje w tej dziedzinie.

Początkiem 2010 roku zakończono wdrażanie kolejnego systemu pracującego w technologii wielowarstwowej. Program Egzekucje bo o nim mowa służy do windykacji tytułów wykonawczych realizowanych przez Wydział Egzekucji UM wynikłych z systemów podatkowych oraz dostarczonych drogą elektroniczną (papierową) z innych podległych jednostek. Co ważne Bielsko – Biała dzięki sprecyzowanym wymaganiom odnośnie projektowanego systemu zostało współautorem tego rozwiązania a także pierwszym klientem niniejszego oprogramowania.

Całe dostarczone oprogramowanie jest na bieżąco uaktualniane o nowe funkcjonalności oraz dostosowywane do przepisów obowiązującego prawa. Wszystkie systemy po skończeniu okresu gwarancji z tytułu zakupu zostały objęte opieką pogwarancyjną w ramach umowy serwisu i nadzoru autorskiego.

Opracował: Robert Gawlak