7 pazdziernika 2020 roku Sejm uchwalił Ustawę o doręczeniach elektronicznych. Jest ona ukoronowaniem prac nad systemem do elektronicznej korespondencji urzędowej. "To będzie rewolucja w doręczeniach" – mówił były Minister Cyfryzacji Marek Zagórski.

O cyfryzacji administracji publicznej mówi się od wielu lat. Niestety mimo pojawienia się nowych rozwiązań z dziedziny e-usług, procesem cyfryzacji wciąż jeszcze nie objęto wszystkich podmiotów publicznych i obszarów komunikacji. Do dziś nie stworzono i nie udostępniono do powszechnego użytku jednorodnego rozwiązania teleinformatycznego, które umożliwiłoby efektywną, alternatywną dla papierowej, wymianę korespondencji drogą elektroniczną za potwierdzeniem odbioru.

W codziennej praktyce komunikacja na linii mieszkaniec i urząd od dawna przebiega z wykorzystaniem poczty elektronicznej, za pomocą której urzędy otrzymują wnioski o dostęp do informacji publicznej, skargi na działalność jednostek organizacyjnych, a także informacje przesyłane w ramach postępowań o zamówienia publiczne. Jednakże, przy obecnych regulacjach prawnych ta obiegowa forma komunikacji nastręcza sporo trudności. W świetle wyroków sądów administracyjnych nadawca nie jest w stanie udowodnić, że pismo przesyłane drogą mailową wpłynęło do urzędu. Co więcej, pismo kierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktowane jest jako przesyłka złożona w trybie nie wymagającym potwierdzenia wniesienia podania. Trzeba też pamiętać o bezpieczeństwie, którego e-mail nie gwarantuje, nie chroniąc użytkowników przed możliwością podszywania się pod nadawców za pomocą serwerów open relay. Pomimo rekomendacji Komitetu Rady Ministrów ds. Cyfryzacji i kontroli NIK-u wiele urzędów nie stosuje certyfikatów cyfrowych do podpisywania e-maili.

Bariery techniczne oraz prawne

Innym narzędziem cyfrowej komunikacji z urzędem jest elektroniczna skrzynka podawcza. Również tutaj napotykamy kilka problemów:

• obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki podawczej dotyczy jedynie podmiotów administracji publicznej. Zachodzi zatem problem weryfikacji tożsamości podmiotów nie będących instytucjami publicznymi. Jedynie adresy i uprawnienia tych ostatnich są weryfikowane na mocy ustawy o informatyzacji. Pozostałe podmioty mogą potwierdzić swą tożsamość przy użyciu podpisu elektronicznego, przy czym nadal nie wiadomo, czy dana osoba jest uprawniona do reprezentowania podmiotu, będącego nadawcą,
• według zapisów Kodeksu postępowania administracyjnego nie każdy dokument można przesłać przez ESP,
• wystawiane przez podmiot publiczny Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, mające być dowodem doręczenia nie zawsze jest uznawane za takowy w orzeczeniach wojewódzkich sądów administracyjnych,
• pojedyncze instytucje często posiadają po kilka kont, używanych do różnych celów, co komplikuje procedury wewnątrz urzędów,
• poza ePUAP-em istnieje wiele krajowych i regionalnych platform służących do doręczeń, co budzi u obywateli zrozumiałe wątpliwości odnośnie wyboru właściwej platformy i odpowiednich procedur działania.

Jak widać, wciąż brakuje jednego, spójnego systemu do komunikacji elektronicznej, który objąłby wszystkie zainteresowane podmioty oraz cały katalog spraw, którymi zajmuje się administracja publiczna. Brak standaryzacji usługi e-doręczenia skutkuje wzrostem kosztów, związanych z utrzymywaniem równolegle istniejących do siebie systemów, a także nieefektywnością istniejących rozwiązań, z których część użytkowników korzysta z pominięciem obowiązujących przepisów prawa i procedur bezpieczeństwa.  

Krok ku pełnej komunikacji cyfrowej

4 lutego 2020 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych, autorstwa Ministerstwa Cyfryzacji. Projekt określa zasady korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz usługi pocztowej (tzw. przesyłka hybrydowa, umożliwiająca otrzymywanie korespondencji poprzez ręce listonosza). Tym samym obie metody będą mogły być wykorzystywane, jako na równi skuteczne z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczenia osobistego. Wspomniany projekt ma na celu stworzenie ram prawnych do opracowania i wdrożenia przez Ministerstwo standardu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jako narzędzia umożliwiającego obywatelom, przedsiębiorcom oraz podmiotom sektora publicznego skuteczne i przyjazne doręczanie dokumentów w postaci elektronicznej. Świadczenie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. e-Doręczenia) oraz usługi pocztowej przesyłki hybrydowej w kontaktach z podmiotami publicznymi zostanie powierzone Narodowemu Operatorowi Cyfrowemu (NOC).

"Wprowadzone zostanie doręczenie elektroniczne, początkowo jako domyślny, a docelowo – jako podstawowy kanał wymiany korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru. E-doręczenie będzie prawnie równe z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Będzie to szybki i wygodny sposób komunikowania się obywateli z urzędami" - głosi komunikat Centrum Informacyjnego Rządu.

Ujednolicenie systemu

Zgodnie z projektem ustawy, podmioty publiczne będą zobowiązane do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Także obywatele i przedsiębiorcy będą posiadali adresy elektroniczne, z których będą mogli korzystać poprzez stronę GOV.PL. Do świadczenia usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przesyłki hybrydowej zobowiązany będzie operator wyznaczony. W okresie przejściowym do 31 grudnia 2025 roku będzie to Poczta Polska. Projekt zakłada uporządkowanie adresów do e-korespondencji. Planuje się stworzenie Bazy Adresów Elektronicznych, w której znajdą się wszystkie skrzynki doręczeń podmiotów publicznych i niepublicznych. Każdy podmiot będzie posiadał tylko jeden adres do e-doręczeń.

Po uchwaleniu ustawy przez Sejm, prace nad projektem rozpocznie Senat.

 Tomasz Wawak, Specjalista ds. PR w REKORD SI

Od dłuższego czasu można odnieść wrażenie, że z obowiązkiem obligatoryjnego wdrożenia pełnego Elektronicznego Zarządzania Dokumentami w administracji publicznej jest trochę podobnie jak z wieszczeniem daty końca świata. Wciąż pojawiają się nowe sygnały, które mogą skłaniać do szerzenia takiego proroctwa. Jednak czas mija, a przymusu, o jakim mowa, jak nie było, tak nie ma, za to urzędy, które pracują w oparciu o EZD, dalej stanowią nieliczne grono, które śmiało możemy nazwać awangardą „samorządowej informatyki”. Pojawiają się również tezy, że koniec świata nie jest zdarzeniem punktowym, ale ciągłym, które w dodatku już od dawna trwa i nie przez wszystkich jest zauważone. Podobną tezę w najbliższym czasie będziemy mogli postawić w kontekście „końca ery papieru”, a to za przyczyną ustawy o e-doręczeniach, która w perspektywie kilku lat spowoduje, że wszystkie podmioty wpisane do KRS oraz CIDG, będą zmuszone do komunikacji z jednostkami administracji publicznej wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą dedykowanych skrzynek elektronicznych. W późniejszym czasie, mniej więcej w ciągu 10 lat, stopniowo będą tę formę wybierały również osoby fizyczne, szczególnie z grona młodego pokolenia, które wchodząc w dorosłość, rozpoczyna swoją przygodę z załatwianiem spraw administracyjnych, a na dzień dzisiejszy większość znanego im świata mieści się w ich smartfonie. Tu należy podkreślić, że ustawodawca pozostawi obywatelom możliwość tworzenia dokumentów i otrzymywania od administracji korespondencji w formie papierowej, ale jednocześnie odbierze taką możliwość urzędnikowi. Myślę, tutaj o usłudze hybrydowej, zakładającej, że dokumenty zawsze przychodzą i wychodzą z urzędu w formie elektronicznej, a po drodze ulegają transformacji z lub do formy wybranej przez obywatela.   Oczywiście w tym momencie będziemy mieli całą masę zarzutów o inwigilację, naruszenie tajemnicy korespondencji, prawdopodobnie w ruch pójdzie RODO i jeszcze wiele innych argumentów, którymi nawet teraz nie warto zaprzątać sobie głowę.

Gdy mowa o usłudze hybrydowej, to często słyszymy argument, że to zagadnienie zbyt drogie i technologicznie skomplikowane, toteż pozostanie jedynie w fazie koncepcji. Tu byłbym ostrożny, ponieważ ministerstwo opierając się o Ustawę z dnia 16 kwietnia 2020 roku o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 uruchomiło dla mieszkańców eSkrzynkę, na którą mogą trafiać nasze przesyłki polecone, wcześniej poddane digitalizacji przez Pocztę Polską. Trzeba założyć, że koncepcyjnie usługa hybrydowa jest gotowa do implementacji. Oczywiście eDoręczenia będą nieporównywalnie większym wyzwaniem.

Wracając do końca świata, a w zasadzie do końca papierowej administracji, trzeba stwierdzić, że trudno sobie wyobrazić, aby urzędnik drukował korespondencję, którą otrzymał w formie elektronicznej po to, aby przygotować odpowiedź, którą również będzie musiał w takiej formie wysłać. Papier tutaj się nie obroni. W konsekwencji wraz z postępami wdrożeniowymi ustawy o eDoręczeniach, samorządy będą zmuszone kolejne RWA włączać do pełnego elektronicznego obiegu dokumentów. To będzie trudne, a może i niemożliwe bez efektywnego połączenia obiegu dokumentów z systemami dziedzinowymi. Trzeba być też świadomym, że najbardziej skuteczne będą te rozwiązania, w których obieg dokumentów i systemy dziedzinowe będą pochodziły od jednego producenta, tak jak ma to miejsce w przypadku pakietu RATUSZ autorstwa REKORDU SI. Doprowadzenie do tego, aby eDokument stał się kręgosłupem pakietu RATUSZ nie było proste i wymagało wieloletnich inwestycji. Takie zintegrowane rozwiązania będą w mojej ocenie jedyną pewną gwarancją, że koniec administracji papierowej będziemy wspominali w kontekście wybawienia, a nie apokalipsy.

Marek Wychowaniec, Dyrektor Pionu Handlowego w REKORD SI