Od wielu lat użytkownicy systemów dochodowych w pakiecie RATUSZ wykorzystują różne centralne ewidencje źródłowe, takie jak m.in. Rejestr Mieszkańców czy Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców. Dzięki połączeniu z ewidencjami referencyjnymi, słowniki w systemach Rekordu są zasilane aktualnymi i wiarygodnymi danymi, co w znaczący sposób usprawnia pracę także samym użytkownikom, którzy nie mają potrzeby ręcznego wprowadzania danych, a co za tym idzie możliwości popełnienia błędu. Takie usystematyzowane dane przekładają się na większą efektywność świadczenia e-usług i prezentacji rzetelnych informacji, chociażby w internetowym portalu klienta eUrząd.

Do wyżej wymienionych ewidencji należy zaliczyć jeszcze jedną, jaką jest TERYT, czyli rejestr urzędowy podziału terytorialnego Polski prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny. W rejestrze tym znajdują się:

• identyfikatory i nazwy jednostek podziału terytorialnego,
• identyfikatory i nazwy miejscowości,
• rejony statystyczne i obwody spisowe,
• identyfikacja adresowa ulic, nieruchomości, budynków i mieszkań,
• centralny katalog ulic

Za aktualizację poszczególnych grup danych odpowiedzialne są gminy, starostwa oraz Główny Geodeta Kraju. Dostęp do tych danych publicznych jest możliwy na 3 sposoby poprzez:

• ręczne pobieranie danych ze strony internetowej GUS,
• aplikację www „Baza rejestru TERYT”,
• usługę API

Zasada działania

Obecnie w dwóch systemach pakietu Ratusz® słowniki zasilane są danymi z rejestru TERYT. Systemy te to Odpady Komunalne i eDokument. Oba napisane zostały w architekturze trójwarstwowej. Zasilanie może odbywać się przy pomocy odpowiedniej usługi, która w trybie online pozwala na automatyczną aktualizację słownika TERYT. Usługa sieciowa łączy się w Centrum Badawczo-Rozwojowym Rekordu z serwerami, na których znajduje się referencyjna baza wzorcowa synchronizowana z danymi GUS. Dzięki temu możemy na bieżąco uaktualniać słowniki bez konieczności ręcznego wykonywania aktualizacji. Obecnie z takiej usługi korzysta już kilkudziesięciu klientów.

Rys. 1. Schemat funkcjonowania usługi REKORD_TERYT.

Z rozmów z naszymi klientami wynika, że połączenie TERYT-u ze wspomnianymi wyżej dwoma systemami stanowi duże ułatwienie i usprawnienie. Dlatego też nasza firma podjęła odpowiednie działania zmierzające do tego, aby również w pozostałych systemach dochodowych takie połączenie zafunkcjonowało. Należy podkreślić, że osiągnięcie tego celu nie jest jednorazowym działaniem, lecz procesem, na który składają się:

• zmiana struktury bazy danych – wiąże się to ze zmianą logiki pracy systemów dziedzinowych, jak również z dostosowaniem systemów dziedzinowych do struktury słownika TERYT w zakresie danych, długości pól, itd.,
• ujednolicenie obecnych słowników – dane w słownikach wprowadzane są ręcznie przez użytkowników, toteż ulice, miejscowości w słownikach często są powielone (np. „Bielsko-Biała” i „Bielsko Biała”), wprowadzone błędnie (np. „al. Kasprowicza” zamiast „ul. Kasprowicza”) lub ich nazwy przyjmują nazwy zwyczajowe, a nie faktyczne. Dane słownikowe w pierwszej kolejności należy w jak największym stopniu ujednolicić i zlikwidować powielenia w zakresie ulic i miejscowości,
• zmapowanie ulic, miejscowości do TERYT-u - automatyczne „połączenie” danych słownikowych dotyczących ulic, miejscowości, kodów z danymi występującymi w TERYT. Po wykonaniu procesu automatycznego użytkownicy będą musieli ręcznie zmapować ulice, z którymi „nie poradził” sobie automat,
• aktualizacja nazw miejscowości, ulic, kodów w TERYCIE – w momencie kiedy słownik dziedzinowy będzie już zmapowany na słownik TERYT, zostanie wykonana procedura, która zamieni dotychczasowe słowniki dziedzinowe w zakresie miejscowości, ulic, kodów pocztowych nazwami ze słownika TERYT,
• wyłączenie starych słowników dziedzinowych - operatorzy nie będą mieli dostępu do słowników oraz ich modyfikacji. Aktualne słowniki będą automatyczne zaczytywane poprzez usługę online Rekord_Teryt_Client,
• ujednolicenie wprowadzania danych – w zakresie systemów dziedzinowych po przejściu na TERYT zostanie ujednolicony interfejs wprowadzania osób oraz kontrahentów. Wszystkie systemy będą korzystać z usługi uPodmiot oraz Rejestru Podmiotów,
• zmiana szablonów decyzji wymiarowych i pism, tak aby zawarte w nich dane adresowe były prawidłowo prezentowane.

Najważniejsze zmiany

Warto wiedzieć, że w przypadku decyzji i pism wygenerowanych przed integracją ze słownikiem TERYT, aby zachować na nich oryginalne dane adresowe (zgodne z wcześniejszą postacią pisma na dzień generowania dokumentu), należałoby skorzystać z repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych, zapisując w nim pliki decyzji, które chcemy zachować w oryginale. W przeciwnym wypadku będą one zaktualizowane do danych pochodzących z TERYT-u.

Po wykonaniu tych wszystkich działań pozostałe systemy dochodowe REKORDU (podatkowe i opłatowe) dołączą do systemów Odpady Komunalne i eDokument i będą przygotowane do bieżącej, automatycznej aktualizacji danych TERYT.

Usługa REKORD_Teryt_Client odpowiedzialna za aktualizację jest implementowana za pomocą narzędzia REKORD eRM. Po jej uruchomieniu na infrastrukturze urzędu usługa regularnie odpytuje, czy w bazie wzorcowej wystąpiły jakieś zmiany, dzięki czemu słowniki są uaktualniane na bieżąco z pominięciem potrzeby ręcznie wykonywanych aktualizacji.

Podsumowując, przejście na TERYT i automatyczne zasilanie baz z wykorzystaniem usługi REKORD_TERYT to na pozór niewielkie zmiany w pakiecie Ratusz, jednakże z perspektywy klientów, którzy już korzystają z tych narzędzi i słowników, trudno im sobie wyobrazić bez nich pracę. Dzieje się tak, ponieważ rozwiązania te optymalizują pracę, dając pewność, że dane, które są w systemach, są wiarygodne. Daje to możliwość wykonywania szeregu różnych analiz i pozwala na udostępnianie informacji na zewnątrz dla mieszkańców czy przedsiębiorców, bez obawy, że są one błędne. Dlatego zachęcamy naszych klientów do skorzystania z udogodnień i możliwości, jakie oferuje TERYT.

Marcin Stasiaczek, doradca handlowy w REKORD SI