System występuje w 3 wariantach w zależności od specyfiki organizacji:
- dla urzędów miast, gmin, starostw powiatowych oraz urzędów marszałkowskich oraz jednostek organizacyjnych
- dla Samorządowych Kolegiów Odwoławczych
- dla przedsiębiorstw
eDokument.EZD może integrować się z innymi aplikacjami funkcjonującymi w organizacji.
System zarządzania dokumentami i sprawami – eDokument EZD jest jednym z elementów systemu Ratusz oraz Rekord.ERP
System istnieje już od
2009
roku
Funkcjonujemy w
250
Urzędach miast, gmin, starostwach, jednostkach samorządowych i SKO
Funkcjonujemy w
250
Urzędach miast i gmin starostwach powiatowych jednostkach samorządowych
W systemie codziennie pracuje
15 000
użytkowników
Obsługa jednego, wspólnego repozytorium dokumentów dla wszystkich systemów
Integracja z pakietem Ratusz , Rekord.ERP i wieloma systemami zewnętrznymi, takimi jak m.in: ePUAP, eDoręczeniach, KSeF, BIP
Szybki dostęp do zdarzeń zachodzących w systemie, które wymagają Twojej interakcji
Autorska platforma non-code, pozwala przenieść dowolną ewidencję do wersji elektronicznej
Możliwość pracy w trybie dekretacyjnym i z modelem procesu workflow
Łatwość dostosowania do wymogów i trybu pracy jednostki
eDokument EZD.JST to narzędzie klasy EZD do kompleksowego zarządzania dokumentami i sprawami w urzędzie zgodnie z instrukcją kancelaryjną jednostki.
eDokument EZD.JST możesz wdrożyć w swoim urzędzie:
jako system wspomagania procesu obiegu dokumentacji
jako system EZD
jako system hybrydowy (łączący tryb tradycyjny z EZD)
obsługa składów chronologicznych
wgląd w dokumenty i sprawy z poziomu systemów dziedzinowych
generowanie dokumentów i spraw z systemów dziedzinowych do systemu eDokument z oznaczeniem do wysłania (w tym także z wykorzystaniem EPO, ePUAP, KseF i innych platform)
możliwość pracy w trybie wielojednostkowym (wymiana dokumentów z jednostkami podległymi)
wspólny system informowania o zdarzeniach dla systemu eDokument i pozostałych modułów pakietu Ratusz®
obsługa eDoręczeń wprost w systemie, bez potrzeby logowania na platformę zewnętrzną
import dokumentów z platformy e-Doręczenia
sprawdzanie, wyszukiwanie i przypisywanie z poziomu systemu adresów w BAE
wysyłka PURDE, PUH bezpośrednio z poziomu systemu (konfiguracja domyślnych parametrów)
automatyczna rejestracja przesyłki w kartotece przesyłek wychodzących
Rekord SI, jako pierwsza firma w Polsce, obsługująca sektor administracji samorządowej, zintegrowała swoje systemy z elektronicznymi potwierdzeniami odbioru Poczty Polskiej.
Integracja z Pocztą Polską polega na wykorzystaniu przy wysyłce Elektronicznego Potwierdzenia odbioru oraz Elektronicznej Książki Nadawczej. Więcej na temat integracji przeczytasz tutaj:
https://www.rekord.com.pl/ratusz-artykuly/co-to-jest-epo/wysyłka dokumentów na platformę ePUAP bezpośrednio z poziomu systemu
rejestracja, wysyłanie i podpisywanie dokumentów Profilem Zaufanym
wysyłanie dokumentu zarówno za pomocą formularza automatycznego jak i formularza edytowalnego
generowanie i wydruku raportu z weryfikacji podpisów
określanie sposobu wysyłki: przedłożenie, doręczenie
automatyczna rejestracja przesyłki oraz statusów doręczeń
Podstawą obsługi faktur elektronicznych (KSeF) w systemach Pakietu Ratusz jest Centralne Repozytorium Faktur impementowane w ramach modułu zarządzania dokumentami eDokument EZD, które zapewnia dwukierunkową komunikację z platformą KSeF.
Repozytorium faktur sprzedażowych będzie ściśle zintegrowane z funkcjonalnością oprogramowania odpowiedzialnego za fakturowanie. Natomiast zgromadzone w repozytorium faktury zakupowe będą współpracowały z modułami odpowiedzialnymi za dekretacje kosztowo-budżetową (projektową) – Dysponentem (w pakiecie Ratusz) oraz nowym modułem Panel Zakupowy (w pakiecie Rekord.ERP). Kluczowym efektem działania Dysponenta Budżetowego oraz Panelu Zakupowego jest przygotowanie dyspozycji dekretu do systemu księgowego.
Dzięki integracji z eTW tytuły wykonawcze wygenerowane przez system dziedzinowy są widoczne w kartotece dokumentów. Mamy możliwość podpisywania TW podpisem kwalifikowanym wprost w systemie (także grupowo) oraz dokonywania weryfikacji podpisów. Wysyłka odbywa się poprzez dedykowaną usługę, a przesyłki i statusy doręczeń są automatycznie rejestrowane w kartotece przesyłek wychodzących.
Automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta w systemie po wpisaniu numeru NIP.
Integracja z platformą Rejestry pozwala na powiązanie pozycji w rejestrze (np. umowy) z przesłkami, dokumentami i sprawami tworzonymi w systemie eDokument EZD, a także na przejście kontekstowe do dokumentu z poziomu powiązanej pozycji w rejestrze. Podczas tworzenia nowych rejestrów możemy powołać się na dokumenty i sprawy z eDokumentu EZD i przypisać te dane do pozycji w rejestrze. Integracja pozwala także na tworzenie dokumentów w eDokumencie na podstawie danych z pozycji w rejestrach z wykorzystaniem szablonów lub metodą drag&drop.
eDokument EZD.SKO to narzędzie klasy EZD do kompleksowej obsługi spraw i dokumentów nie tylko z zakresu orzecznictwa zgodnie z instrukcją kancelaryjną Samorządowego Kolegium Odwoławczego.
Obsługa wokand wprost w systemie pozwala na tworzenie harmonogramu posiedzeń z określeniem zakresu czasowego (z dokładnością dla każdej sprawy), zasobów oraz składu orzekającego.
Zestawy danych dają możliwość definiowania dowolnej ilości zakładek opisujących przesyłki, sprawy i dokumenty oraz definiowania pół. Dane zapisane w zestawach danych można poddać analizie poprzez generowanie raportów.
Podstawą obsługi faktur elektronicznych (KSeF) w systemach Pakietu Ratusz jest Centralne Repozytorium Faktur impementowane w ramach modułu zarządzania dokumentami eDokument EZD, które zapewnia dwukierunkową komunikację z platformą KSeF.
Repozytorium faktur sprzedażowych będzie ściśle zintegrowane z funkcjonalnością oprogramowania odpowiedzialnego za fakturowanie. Natomiast zgromadzone w repozytorium faktury zakupowe będą współpracowały z modułami odpowiedzialnymi za dekretacje kosztowo-budżetową (projektową) – Dysponentem (w pakiecie Ratusz) oraz nowym modułem Panel Zakupowy (w pakiecie Rekord.ERP). Kluczowym efektem działania Dysponenta Budżetowego oraz Panelu Zakupowego jest przygotowanie dyspozycji dekretu do systemu księgowego.
obsługa eDoręczeń wprost w systemie, bez potrzeby logowania na platformę zewnętrzną
import dokumentów z platformy e-Doręczenia
sprawdzanie, wyszukiwanie i przypisywanie z poziomu systemu adresów w BAE
wysyłka PURDE, PUH bezpośrednio z poziomu systemu (konfiguracja domyślnych parametrów)
automatyczna rejestracja przesyłki w kartotece przesyłek wychodzących
Rekord SI, jako pierwsza firma w Polsce, obsługująca sektor administracji samorządowej, zintegrowała swoje systemy z elektronicznymi potwierdzeniami odbioru Poczty Polskiej.
Integracja z Pocztą Polską polega na wykorzystaniu przy wysyłce Elektronicznego Potwierdzenia odbioru oraz Elektronicznej Książki Nadawczej. Więcej na temat integracji przeczytasz tutaj:
https://www.rekord.com.pl/ratusz-artykuly/co-to-jest-epo/wysyłka dokumentów na platformę ePUAP bezpośrednio z poziomu systemu
rejestracja, wysyłanie i podpisywanie dokumentów Profilem Zaufanym
wysyłanie dokumentu zarówno za pomocą formularza automatycznego jak i formularza edytowalnego
generowanie i wydruku raportu z weryfikacji podpisów
określanie sposobu wysyłki: przedłożenie, doręczenie
automatyczna rejestracja przesyłki oraz statusów doręczeń
Automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta w systemie po wpisaniu numeru NIP.
digitalizacji wszelkiego rodzaju dokumentacji papierowej
rejestracji i opisu, korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a z wykorzystaniem systemu workflow także nadaniu jej określonego przebiegu w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Typowymi dokumentami podlegającymi rejestracji oraz przechodzącymi przez zdefiniowany system akceptacji są między innymi dokumenty związane z procesem zakupu, ale także umowy, reklamacje i inne
tworzenia i udostępniania (w wykorzystaniem poziomów uprawnień) dokumentów wewnętrznych np. procedur, instrukcji stanowiskowych, zarządzeń itp. Pozwala na stworzenie elektronicznego repozytorium dokumentów przedsiębiorstwa dostępnego online dla uprawnionych użytkowników
zautomatyzowania integracji z platformą KSEF
W efekcie uzyskujemy sprawną i pełną kontrolą nad przepływem dokumentu w przedsiębiorstwie, poprawiamy wewnętrzną komunikację oraz dostęp do informacji, zmniejszamy ryzyko zaginięcia dokumentu, przez system kopi bezpieczeństwa zapewniamy archiwizację
Dzięki systemowi workflow uzyskujemy przejrzystość procesów.
Autorska platforma non-code Rejestry pozwala na stworzenie w łatwy i intuicyjny sposób własnej aplikacji do prowadzenia oczekiwanego rejestru lub grupy rejestrów. Rozwiązanie pozwala na tworzenie także bardziej złożonych aplikacji jak np. aplikacja do prowadzenia inwestycji czy też obsługi zasobów mieszkaniowych gminy. Rejestry dają możliwość wykorzystania wielu rodzajów pól w tym pól wyliczeniowych oraz słowników dopasowanych do gromadzonych danych. Ponadto umożliwiają one rozbudowane zarządzanie uprawnieniami dostępu.
Jeżeli prowadzenie ewidencji wymaga bardziej złożonego procesu bez problemu można go zamodelować z użyciem wbudowanego silnika workflow, np. celem zapewnienia wielopoziomowej akceptacji, opiniowania czy też innej interakcji.
Użytkownicy zintegrowanego systemu zarządzania miastem (gminą) - RATUSZ®, uzyskają szereg dodatkowych możliwości takich jak: jednolity system uprawnień, centralny rejestr podmiotów, wspólna struktura organizacyjna oraz ścisła współpraca z platformą zarządzania dokumentami – eDokument EZD. Dzięki prostej i intuicyjnej budowie możliwa jest szybka adaptacja rozwiazania do zmieniających się wymagań rynkowych i zmian prawnych.
Rejestr projektów w tym:
Rejestry inwestycji w tym:
Zgodnie z zapisami § 2 pkt 13 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych:
„system EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.”
Możesz zrobić to w 3 krokach:
