31 grudnia 2018 roku Rekord SI zakończył realizację zadania pn. „Dostawa zintegrowanego systemu zarządzania dla Urzędu Gminy w Suchym Lesie”. Dzięki wdrożeniu pakietu oprogramowania zarówno pracownicy urzędu, jak też mieszkańcy będą mogli w wygodny sposób korzystać z szeregu funkcjonalności, poprawiających jakość działania tamtejszego samorządu.
Umowa zawarta 12 stycznia 2017 roku zakładała uruchomienie zintegrowanego systemu zarządzania dla Urzędu Gminy w Suchym Lesie w następujących obszarach:
- system finansowo-księgowy,
- pełna obsługa podatków i opłat lokalnych, gospodarowanie odpadami, opłaty za zajęcie pasa drogowego,
- uruchomienie portalu internetowego dla mieszkańców i usług komunikacji z klientami,
- integracja oprogramowania z systemami obiegu dokumentów oraz danymi przestrzennymi funkcjonującymi już w urzędzie.
Zakres zamówienia obejmuje m. in.:
- etap I: dostawa zintegrowanego pakietu oprogramowania (systemy dochodowe, ewidencyjne, księgowości budżetowej),
- etap II: rozbudowa systemu o repozytorium dokumentów, współpraca z dokumentami oraz opracowanie formularzy na platformę ePUAP,
- etap III: wprowadzenie elektronicznych usług publicznych dla klientów urzędu oraz ich powiadamianie,
- etap IV: integracja systemów dziedzinowych z serwerem GIS
W ramach projektu wdrożono również system Lider, który pozwala kompleksowo zarządzać gminą, gromadząc i przetwarzając informacje z systemów Rekordu oraz z systemów zewnętrznych.
Mieszkańcy Gminy Suchy Las będą mogli też skorzystać z funkcjonalności eUrzędu.
Efektami wdrożenia są:
- stworzenie zintegrowanego systemu zarządzania w urzędzie,
- wizualizacja danych geograficznych na mapach,
- udostępnienie informacji publicznej w zakresie:
- informacji budżetowych,
- informacji dla podatników,
- integracji z platformą ePUAP
- Wdrożenie obejmowało kompleksową informatyzację wielu obszarów działania urzędu, w tym również integrację z oprogramowaniem innych producentów. Dzięki wdrożeniu urząd zyskał głęboko zintegrowane, jednolite oprogramowanie backoffice oraz możliwość udostępniania podatnikom danych o należnościach wraz z możliwością dokonywania wpłat online poprzez platformę eUrząd. Co ważne, przez cały okres prowadzenia prac wdrożeniowych, współpraca przebiegała bardzo sprawnie, co przede wszystkim jest zasługą profesjonalizmu służb informatycznych Urzędu Gminy w Suchym Lesie – mówi kierownik projektu, Marek Krywult z Rekord SI.
- Decydując się na zakup zintegrowanego systemu zarządzania dla Urzędu Gminy w Suchym Lesie za główny cel postawiliśmy sobie zwiększenie funkcjonalności oraz zakresu stosowania technologii informacyjnych i komunikacyjnych w Gminie Suchy Las poprzez rozwój elektronicznych usług publicznych (e-usług) w zakresie podatków i opłat. Dzięki wdrożeniu oprogramowania Ratusz firmy Rekord SI udostępniono nowe usługi publiczne dla mieszkańców i przedsiębiorców, wdrożono mechanizmy integrujące Standard Danych GIS pozwalające na analizę danych w przestrzeni, co będzie bardzo istotnym narzędziem wspierającym podejmowanie decyzji dla osób zarządzających Gminą oraz dla jej pracowników. Klienci urzędu zyskali możliwość bezpośredniego dostępu do danych dotyczących ich zobowiązań podatkowych, opłat i rozrachunków z urzędem itp. Do tego dochodzi możliwość realizacji płatności należności poprzez usługę PayByNet, dostęp do formularzy i dokumentów elektronicznych, łatwiejsza wymiana informacji z urzędem poprzez otrzymywanie wiadomości SMS lub e-mail (np. o terminie płatności podatku, o wydarzeniach gminnych, ostrzeżenia o warunkach pogodowych itp.), a to wszystko bez konieczności wizyty w urzędzie. Proces wdrożenia przebiegał bardzo sprawnie, przy obustronnym wysokim zaangażowaniu pracowników firmy Rekord SI i pracowników Urzędu Gminy Suchy Las – podsumowuje projekt Kamila Jankowiak, kierownik Wydziału Organizacyjnego.
Zakończone wdrożenie najlepiej podsumowują słowa Wójta Gminy Suchy Las Grzegorza Wojtery: – Mieszkańcy, inwestorzy oczekują od nas – urzędników dobrej jakości usług. Teraz dysponujemy wysokiej jakości narzędziem pracy, które się tym oczekiwaniom przysłuży.