Gotowi na KSeF?

My już jesteśmy

Umów konsultacje

Pobierz broszurę

Do wdrożenia systemu KSeF zostało:

1 luty 2026r.
  • 0

    dni

  • 0godzin
  • 0minut
  • 0sekund

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i dla kogo?

IV Kwartał 2025

    listopad 2025

  • Udostępnienie certyfikatów
  • Udostępnienie testowej wersji aplikacji podatnika KSeF 2.0

I

I Kwartał 2026

    1 luty 2026

  • Obligatoryjny KSeF 2.0 dla dużych firm (wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczy w 2024 r. 200 mln zł)

II

II Kwartał 2026

    1 kwietnia 2026

  • Obligatoryjny KSeF 2.0 dla pozostałych przedsiębiorców (także zwolnionych z VAT)

III

I Kwartał 2027

    1 stycznia 2027

  • Obligatoryjny KSeF 2.0 dla najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie)

IV

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i dla kogo?

IV Kwartał 2025

    listopad 2025

  • Udostępnienie certyfikatów
  • Udostępnienie testowej wersji aplikacji podatnika KSeF 2.0
I Kwartał 2026

    1 luty 2026

  • Obligatoryjny KSeF 2.0 dla dużych firm (wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczy w 2024 r. 200 mln zł)
II Kwartał 2026

    1 kwietnia 2026

  • Obligatoryjny KSeF 2.0 dla pozostałych przedsiębiorców (także zwolnionych z VAT)
I Kwartał 2027

    1 stycznia 2027

  • Obligatoryjny KSeF 2.0 dla najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie)

O czym powinieneś wiedzieć

Czym jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych – czyli faktur w jednolitym formacie XML, zgodnym ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. W praktyce KSeF zastępuje tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne, wprowadzając jeden spójny, zautomatyzowany i bezpieczny standard wymiany danych między przedsiębiorcami a administracją skarbową.

Co daje Ci KSeF

  • Natychmiastowy dostęp do e-faktur – bez konieczności ich dodatkowej wysyłki
  • Szybszy zwrot VAT – skrócenie terminu z 60 do 14 dni
  • Standaryzacja i automatyzacja dokumentów – łatwiejsze i sprawniejsze rozliczenia
  • Brak konieczności archiwizacji – faktury przechowywane są w KSeF przez 10 lat

Korzyści z KSeF z Rekord SI

  • Automatyzacja i oszczędność czasu
    • Automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur przez API bez logowania się na platformę ministerialną
    • Brak ręcznego przepisywania numerów KSeF i dat wysłania do systemu
    • Szybszy obieg dokumentów wewnątrz organizacji
  • Redukcja błędów i zgodność z prawem
    • Dane faktur pobierane bezpośrednio z KSeF są automatycznie parsowane do systemu (eliminuje błędy ręcznego wprowadzania)
    • Pełna zgodność z aktualnymi wymaganiami prawnymi i architekturą EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją)
    • Gotowość na kolejne zmiany w prawie (np. wymóg widzenia faktury jako dokumentu w 2028 roku)
  • Lepsza kontrola i przejrzystość procesów z poziomu systemów finansowo-księgowych
    • Centralne miejsce do przekazywania i zatwierdzania dokumentów (eDokumentEZD)
    • Wgląd w historię obiegu faktury w jednym miejscu
    • Wielostopniowe zatwierdzanie i opisywanie faktur zgodnie z procedurami firmy lub JST
    • Możliwość wykonania dyspozycji płatności bezpośrednio z poziomu faktury elektronicznej
  • Integracja z istniejącymi systemami
    • Spójne działanie z modułami finansowymi, opłatowymi i Dysponentem Budżetowym (Ratusz ) a także z Portalem Zakupowym ( Rekord.ERP )
    • Możliwość automatyzacji procesów w oparciu o silnik Workflow
    • Powiązanie faktur z innymi dokumentami (PZ, zamówienia, płatności)
  • Wsparcie w sytuacjach awaryjnych
    • Obsługa procedowania w trybach offline i awaryjnym
    • Zachowanie ciągłości wystawiania dokumentów nawet przy braku komunikacji z KSeF

System KSeF dla przedsiębiorstw

Integracja systemu Rekord ERP z KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów księgowych w przedsiębiorstwie.

Dowiedz się więcej

System KSeF dla przedsiębiorstw

Integracja systemu Rekord ERP z KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów księgowych w przedsiębiorstwie.

Czytaj więcej

System KSeF dla administracji

Integracja systemu RATUSZ z KSeF gwarantuje pełną kontrolę nad dokumentami finansowymi w administracji, przyspiesza obieg informacji i zapewnia zgodność z przepisami.

Czytaj więcej

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Do czego potrzebny jest certyfikat?

Certyfikat KSeF stanowi jedną z metod uwierzytelniania się w systemie i będzie wymagany do oznaczenia faktury (w celu potwierdzenia tożsamości wystawcy) w przypadku wystawiania faktur w trybach – offline24, offline (niedostępności systemu) oraz w trybie awaryjnym. Będzie wydawany na okres 2 lat dla osób fizycznych posiadających NIP lub PESEL oraz podmiotów niebędących osobą fizyczną posiadających NIP.

O wydanie certyfikatu będzie można się ubiegać od 1 listopada 2025 roku, a jego wykorzystanie będzie możliwe od 1 lutego 2026 roku.

Kiedy skorzystac z trybu offline?

Tryb offline oznacza wystawienie faktury poza KSeF i dosłanie jej do systemu w póżniejszym określonym ustawowo terminie. Ministerstwo rozróżnia 3 takie tryby: offline24, offline (niedostępność systemu) i tryb awaryjny i uzależnia od nich termin dosłania faktury do KseF (od 1 dnia roboczego w przypadku trybu offline i offline24 do 7 dni w przypadku awarii).

Czy obowiązują kary związane z KSeF?

Kary dotyczące KSeF będą stosowane od 1 stycznia 2027 roku i będą dotyczyły 3 przypadków: wystawienia faktury w programie niedostosowanym do wymogów KSeF, wystawienia faktury niezgodnej ze schematem oraz przesłania faktury do KSeF z opóźnieniem, a całkowite wystawianie faktur poza KSeF będzie traktowane jako poważne naruszenie.

Czym jest numer faktury KSeF?

To unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany automatycznie przez system. Składa się z następujących elementów:

Co w przypadku, jeśli faktura pochodzi od wystawcy z zagranicy?

Faktury od kontrahentów zagranicznych nie muszą trafiać do KSeF. Należy je księgować w tradycyjny sposób z wykorzystaniem posiadanych systemów informatycznych wykorzystywanych w organizacji.