14 listopada 2019 roku pomiędzy Jelenią Górą a REKORDEM SI podpisana została umowa, której przedmiotem jest „Dostawa i wdrożenie systemów informatycznych oraz uruchomienie e-usług publicznych z dostawą niezbędnego sprzętu dla Miasta Jelenia Góra”.

Głównym celem projektu jest zapewnienie mieszkańcom i przedsiębiorcom Jeleniej Góry możliwości wykorzystania wysokiej jakości elektronicznych usług publicznych, co przyczyni się do zminimalizowania niedogodności związanych z załatwianiem spraw urzędowych odczuwanych przez klientów oraz wpłynie pozytywnie na jakość obsługi przez pracowników.

Podstawą tworzonego rozwiązania jest zintegrowany system dziedzinowy do obsługi ewidencji podatków i opłat, obsługi finansowo-księgowej wraz z elektronicznymi usługami publicznymi, dostępnymi także poprzez tzw. Centralną Platformę e-Usług Publicznych, która umożliwi nie tylko przegląd, ale także obsługę zdalną poprzez Internet wszystkich zobowiązań finansowych Klientów urzędu, w tym zrealizowanie płatności drogą elektroniczną. Możliwość złożenia pisma lub wniosku drogą elektroniczną do urzędu, podpisanego elektronicznie przez klienta, zapewnią dedykowane, opracowane do tego celu formularze, umieszczone na platformie ePUAP. Platforma ta ponadto dostarczy narzędzi do złożenia „elektronicznego podpisu” przy pomocy nieodpłatnego profilu zaufanego ePUAP. W ramach zamówienia przewiduje się także usprawnienie procesów komunikacji z mieszkańcami przez wykorzystanie systemu zarządzania budżetem miasta oraz partycypacji społecznej.

Spodziewane korzyści po wdrożeniu projektu to:

• istotne skrócenie czasu realizacji spraw w urzędzie oraz wyeliminowanie każdorazowej konieczności wizyty interesanta w urzędzie,
• zapewnienie wewnętrznej, ścisłej integracji systemów i wyeliminowanie powielania czynności, związanych z obsługą danych,
• możliwość dokonania płatności zobowiązań drogą elektroniczną poprzez odpowiednio skonfigurowane usługi wykorzystujące elektroniczny mechanizm płatności.

W ramach zamówienia powstanie centralna platforma e-usług mieszkańca, stanowiąca dedykowaną platformę dla klientów urzędu (mieszkańcy, przedsiębiorcy, inne osoby mające zobowiązania wobec miasta). Platforma będzie udostępniać usługi informacji spersonalizowanych przeznaczone dla konkretnych podmiotów i obywateli, gdzie informacje będą udostępniane po ich uwierzytelnieniu. W ramach platformy będzie można skierować interesanta do dedykowanych formularzy elektronicznych udostępnionych na platformie elektronicznych usług publicznych ePUAP. Zaletą tego rozwiązania będzie również możliwość dokonywania płatności elektronicznych za wybrane wierzytelności.

Istotnym rozwiązaniem będzie wdrożenie portalu partycypacji społecznej pozwalającego na prowadzenie dialogu z klientami przy wykorzystaniu mechanizmów ePUAP dzięki usłudze udziału w konsultacjach społecznych oraz bezpośrednią dwustronną komunikację pomiędzy urzędem a klientem. Urząd będzie miał możliwość publikowania komunikatów w jednym miejscu. Komunikaty będą dystrybuowane również na jedną wspólną aplikację mobilną. Klienci dzięki wykorzystaniu tej aplikacji będą mogli zgłaszać usterki, komunikaty i zagrożenia.

Główne zadania portalu partycypacji społecznej to:

• umożliwienie prowadzenia konsultacji społecznych z mieszkańcami, organizacjami, stowarzyszeniami w formie: forum dyskusyjnego/ankiet/konsultacji dokumentu,
• umożliwienie automatycznego powiadamiania zarejestrowanych osób, które wyraziły chęć otrzymywania powiadomień o zbliżających się terminach konsultacji lub ich etapów,
• umożliwienie zainteresowanym osobom udziału w konsultacjach społecznych z wykorzystaniem dedykowanych e-usług i formularzy opublikowanych na platformie ePUAP.

Ponadto, użytkownicy będą mieli do dyspozycji e-usługi bazujące na formularzach ePUAP pozwalające na:

• złożenie wniosku w sprawie inicjacji konsultacji społecznych,
• złożenie petycji,
• złożenie wniosku w sprawie obywatelskiej inicjatywy uchwałodawczej.

- Gdy rok temu zaczynaliśmy współpracę ze Starostwem Powiatowym w Jeleniej Górze, nie przypuszczałem, że w tak krótkim czasie przyjadę do Jeleniej Góry, aby podpisać umowę z Urzędem Miasta. Nasza firma prowadzi działalność w mieście, które tak samo miało niegdyś status województwa, tak więc dodatkowym motywem dopingujacym mnie do rozwoju współpracy, jest posiadanie przez oba miasta podobnych doświadczeń - mówił po podpisaniu umowy Prezes REKORDU SI Janusz Szymura.  

Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2014-2020 pod nazwą „ Cyfrowa Jelenia Góra – zwiększenie dostępu mieszkańców do wysokiej jakości elektronicznych usług publicznych”.