EPO - Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru to alternatywa dla papierowej, tradycyjnej formy potwierdzenia, wystawianej dla przesyłek poleconych i przesyłek firmowych poleconych.

Rekord SI, jako pierwsza firma w Polsce, obsługująca sektor administracji samorządowej, zintegrowała swoje systemy z elektronicznymi potwierdzeniami odbioru Poczty Polskiej.

Zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego oraz Ordynacją Podatkową, podpisane przesyłki są doręczane do adresatów przez operatora pocztowego lub pracowników samego organu. Odbierający pismo powinien potwierdzić odbiór przesyłki własnoręcznym podpisem wraz z datą doręczenia. Obecnie taki podpis może być złożony na specjalnie do tego przystosowanych tabletach, które automatycznie przekażą odpowiedni elektroniczny dokument potwierdzenia odbioru do właściwej jednostki. Następnie, również automatycznie, elektroniczna „zwrotka” dołączana jest do odpowiednich akt sprawy, co pozwala na realizację kolejnych kroków w procesie (np. uruchomienie procesu naliczania odsetek zgodnie z Ordynacją podatkową).

Jak to działa?

Poniższy rysunek obrazuje w pełni zautomatyzowany proces akcji wymiarowej podatku od nieruchomości osób fizycznych. Wygenerowane decyzje trafiają do repozytorium dokumentów, gdzie są zbiorczo podpisywane. Wydruk decyzji zawiera zarówno podpis (faksymilę) zgodnie z art. 210 par. 1a Ordynacji podatkowej, jak i kod EPO służący do automatycznego budowania elektronicznej książki nadawczej (EKN). Tak wydrukowane decyzje można w łatwy sposób spakować z wykorzystaniem kopertownicy, a sama książka nadawcza generowana i wysyłana jest w sposób elektroniczny. Po dostarczeniu pism elektronicznie podpisane zwrotki automatycznie trafiają do repozytorium dokumentów i mogą być stamtąd importowane do odpowiednich modułów pakietu RATUSZ.

Funkcjonalności:

• obsługa wysyłki dokumentów przez Elektroniczną Książkę Nadawczą
• możliwość śledzenia statusu doręczenia na każdym etapie
• podpis składany na urządzeniu listonosza bądź pracownika urzędu jest prawnym odpowiednikiem podpisu ręcznego
• automatyczne pobieranie dokumentów Elektronicznych Potwierdzeń Odbioru i dołączanie ich do akt sprawy

Korzyści:

• obniżenie kosztów - brak konieczności drukowania zwrotek
• oszczędność czasu poświęconego na „konfekcjonowanie” przesyłek
• przyspieszenie obiegu przesyłki średnio z 18,4 do 6,7 dnia. Zwrotka wraca natychmiast po doręczeniu
• automatyzacja wprowadzania zwrotek do systemów dziedzinowych
• możliwość śledzenia statusów przesyłek na każdym etapie procesu wysyłki
• możliwość automatyzacji całego procesu ekspedycji przesyłek

Piotr Szymura, dyrektor ds. oprogramowania

Opracowanie obsługi Elektronicznych Potwierdzeń Odbioru z poziomu naszych systemów było klasycznym przykładem innowacji produktowej. Jako pierwsza firma w Polsce obsługująca sektor administracji skorzystaliśmy z doświadczeń sądownictwa i wprowadziliśmy na rynek produkt, który w dużym stopniu pozwala w urzędach zautomatyzować i co za tym idzie przyspieszyć żmudny proces obsługi tzw. zwrotek. Korzyści zastosowania takiego rozwiązania są szczególnie widoczne w procesach związanych z masowym generowaniem i wysyłaniem dokumentów takich jak np. generowanie decyzji wymiarowych związanych z podatkiem od nieruchomości.

Mirosław Ziaja, Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Oświęcim

Korzystanie z EPO daje wymierne korzyści. Czas pracy urzędników ulega skróceniu – mniej czasu zajmuje zarówno proces wysyłania dokumentu, jak również doręczanie go do adresata.  Z punktu widzenia postępowania administracyjnego największą korzyścią jest  skrócenie czasu obiegu zwrotnego potwierdzenia odbioru. W Urzędzie Miasta Oświęcim EPO wykorzystywane jest przede wszystkim przy doręczeniach urzędowych, a ostatnio zostało też wprowadzone wykorzystywanie go przy wysyłce decyzji podatkowych. Obsługa zwrotek z decyzji podatkowych została ograniczona do minimum. Przede wszystkim wydruk decyzji posiada nadrukowany kod EPO. Pracownicy wydziału podatkowego nie muszą żmudnie przerzucać zwrotek, żeby następnie wpisać datę zwrotu w system. W decyzjach administracyjnych  EPO pomogło skrócić  czas potrzebny na uprawomocnienie decyzji.