W dobie cyfryzacji obsługa tradycyjnej korespondencji papierowej może wydawać się przestarzała, jednak dla wielu instytucji publicznych – w szczególności przy przesyłkach wymagających potwierdzenia odbioru – nadal jest codziennością. Aby ten proces był szybszy, tańszy i bezpieczniejszy, zintegrowaliśmy nasze rozwiązania z usługą Elektronicznego Nadawcy Poczty Polskiej.

Tradycyjny proces wysyłki przesyłek z potwierdzeniem odbioru wiąże się z wieloma problemami:

• długi czas obiegu korespondencji (średnio 18,4 dnia),
• ręczne drukowanie i przygotowywanie zwrotek,
• żmudne wprowadzanie danych do systemów dziedzinowych,
• ryzyko zgubienia zwrotki (brak ewidencji przesyłki papierowej).

Dzięki integracji z Elektronicznym Nadawcą, systemy Rekord umożliwiają pełną obsługę elektronicznych zwrotek (EPO), upraszczając i przyspieszając cały proces korespondencji wychodzącej.

Integracja rozwiązań Rekord z eNadawcą obejmuje m.in.:

• automatyczne sprawdzanie dostępności kodów R (rejestrowanych),
• druk kopert z numerem nadawczym i kodem kreskowym bezpośrednio z poziomu systemu,
• możliwość zmiany formatu przesyłki w interfejsie aplikacji,
• elektroniczne przekazanie EKN (Elektronicznej Książki Nadawczej) do Poczty Polskiej,
• automatyczną rejestrację przesyłek w kartotekach wychodzących,
• obsługę pliku XML i wizualizacji EPO oraz pobieranie raportu,
• drukowanie potwierdzeń i historię statusów przesyłki (nadanie, wysyłka, doręczenie, zwrot),
• możliwość wycofania przesyłek z EKN przed fizycznym nadaniem.

Wszystko to realizowane jest w jednym miejscu – na platformie elektronicznego zarządzania dokumentacją eDokument EZD – bez konieczności przełączania się między aplikacjami czy ręcznego przenoszenia danych.

Dzięki obsłudze przesyłek pojedynczych, grupowych i automatycznych (z wykorzystaniem kodów kreskowych), systemy REKORD dopasowują się do potrzeb zarówno małych urzędów, jak i dużych organizacji o rozbudowanej strukturze.

Wykorzystanie Elektronicznej zwrotki oraz Elektronicznej Książki Nadawczej realnie przekłada się na usprawnienie codziennej pracy związanej z wysyłką korespondencji:

• obniżenie kosztów (brak druku zwrotek i naklejania oznaczeń „R”),
• oszczędność czasu przy kompletowaniu przesyłek i rejestrowaniu odbiorów,
• pełna zgodność z przepisami kancelaryjnymi oraz wymaganiami e-doręczeń,
• większe bezpieczeństwo danych – elektroniczne zwrotki są trwale archiwizowane,
• przyspieszenie doręczeń – średni czas obiegu skrócony z 18 do 6 dni,
• możliwość pełnej automatyzacji lub outsourcingu całego procesu ekspedycji.

Wdrożenie integracji z eNadawcą to kolejny krok w stronę nowoczesnej, bezpiecznej i efektywnej obsługi dokumentów. Korespondencja może być generowana, nadawana i śledzona w sposób w pełni elektroniczny – aż do momentu jej odbioru przez adresata.