Workflow

Jednym z kluczowych wymagań stawianych jednostce administracji samorządowej jest sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów. Dużą rolę w tym aspekcie spełniają zintegrowane systemy zarządzania dokumentami. Jednym z nich jest system eDokument REKORDU SI.

Workflow (z ang. Przepływ pracy) to automatyzacja procesów biznesowych, podczas, której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych (definicja za Workflow Management Coalition).

Procesy i zadania

Proces to uporządkowana seria powiązanych ze sobą czynności, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określnego efektu biznesowego. Podstawowym elementem procesu są zadania (aktywności). Można je rozumieć jako okna czasowe przeznaczone do wykonania określonego zakresu prac na wskazanych obiektach, przez przypisane do zadania osoby. W codziennej pracy można wyróżnić dwa rodzaje zadań:

• zadania ręczne - wykonywane przez użytkownika przy udziale systemów informatycznych lub poza nimi. Zadania takie nie wymagają rejestracji potwierdzenia wykonania. Przykładem takich zadań mogą być np.: „rejestracja przesyłki w systemie eDokument”, „uzupełnienie danych użytkownika w systemie zarządzania odpadami” lub „przygotowanie sali na konferencję”
• zadania automatyczne - wykonywane przez silnik procesów bez udziału człowieka wykorzystujące udostępnioną przez aplikacje logikę biznesową. Przykładem takich zadań są np.: „akceptacja dokumentu w systemie eDokument”, „wysłanie alertu przez system Alert” lub „automatyczna publikacja dokumentu w BIP”

Nowy wymiar integracji

Korzyści wynikające z wykorzystania systemu zarządzania przepływem pracy Workflow są szczególnie widoczne w przypadku, w którym nad danym zagadnieniem pracuje wiele osób często rozrzuconych po różnych wydziałach. Dodatkowo często poszczególne zadania wykonywane są z wykorzystaniem różnych systemów informatycznych. Przykładem takiego procesu może być np.: „udostępnienie klientowi konta w systemie eUrząd”.

Schemat takiego procesu przedstawiono poniżej.

Dzięki możliwości integracyjnym wbudowanym w silnik procesów Workflow możliwe jest zautomatyzowanie części zadań, aby np. „wstępne sprawdzenie danych o wnioskującym w systemach podatkowych” odbywało się automatycznie, a jedynie w przypadku braku kompletności danych silnik procesów wysterował zapytanie o uzupełnienie danych.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że dopiero pojawiające się w ostatnich latach zmiany technologiczne pozwoliły na realizację tego typu integracji. Architektura systemów oparta o usługi (SOA) pozwala podzielić logikę biznesową całego systemu na mniejsze części, które mogą wzajemnie się ze sobą komunikować. Moduł integracyjny silnika Workflow pozwala spiąć się praktycznie z dowolną usługą i pozwolić tak zamodelować proces, aby ten mógł wykonywać zadania automatycznie.

Workflow – system dla kierownictwa

Kluczowe w każdej organizacji jest podejmowanie decyzji. To one mają bezpośredni wpływ na przepływ pracy w poszczególnych procesach. Decyzje podejmowane są najczęściej przez osoby na stanowiskach kierowniczych. Dziś systemy informatyczne wspierają pracę tych ludzi poprzez dostarczanie im danych odnośnie zdarzeń i bieżącej sytuacji organizacji (np. poprzez system alertowania – Alert lub analiz biznesowych – Lider). System Workflow pozwala pójść krok dalej umożliwiając bezpośrednie reagowanie na zebrane informacje. Pulpit procesów pozwala w jednym miejscu zobaczyć wszystkie zadania, jakie dana osoba ma aktualnie do wykonania. Można z tego miejsca nie tylko zorientować się w bieżącej sytuacji, ale podjąć decyzję, która wpłynie na dalszy przepływ pracy. Te możliwości czynią z Workflow doskonałe narzędzie dla kadry kierowniczej.