Współpraca pomiędzy Urzędem Miejskim w Bielsku-Białej a REKORDEM SI sięga 1989 roku, a więc początków działalności firmy. Bielski ratusz był pierwszym samorządowym klientem firmy. W ciągu kolejnych 30 lat Miasto Bielsko-Biała wielokrotnie miało okazję korzystać z nowych programów REKORDU, jako pierwsze w Polsce. W ostatnim roku Urząd Miejski rozpoczął wdrażanie najnowszych „rekordowych” aplikacji: Wniosków o Środki Budżetowe, eProjektu, Portalu Sprawozdawczości Finansowej oraz Portalu Pracowniczego.
Wnioski o Środki Budżetowe
Aplikacja Wnioski o Środki Budżetowe powstała z potrzeby, jaką była konieczność uproszczenia i ujednolicenia procedury przekazywania środków finansowych na działania poszczególnych wydziałów urzędu i samorządowych jednostek organizacyjnych. Potrzeba taka zachodziła m. in. w strukturze Miejskiego Zarządu Oświaty. Do tej pory MZO informował Prezydenta Miasta o ilości potrzebnych środków, przygotowując jeden, zbiorczy wniosek, obejmujący zapotrzebowania wszystkich podległych mu jednostek (szkół, przedszkoli, żłobków). Przelew szedł na jedno konto. Wymogi prawne i zarządzenia pokontrolne wymusiły utworzenie blisko 100 kont bankowych dla jednostek oświatowych. Ten ogrom finansowo-księgowej pracy spowodował, że koniecznością stało się stworzenie produktu dostosowanego do nowych potrzeb Urzędu Miejskiego.
Nowa aplikacja Wnioski o Środki Budżetowe służy do planowania przepływów pieniężnych. W stosunku do aplikacji funkcjonujących w obrębie pakietu finansowo-budżetowego systemu RATUSZ, rozwiązanie stanowi odrębną aplikację. Jednocześnie nowe narzędzie jest ściśle powiązane z aplikacjami Portalu Finansowo-Budżetowego oraz z aplikacją ePrzelewy.
Rys. 1. Wnioski o środki budżetowe.
Z pomocą nowego programu poszczególni dysponenci środków budżetowych zgłaszają swoje zapotrzebowanie. Wniosek jest przesyłany do głównego dysponenta środków budżetowych (prezydenta, burmistrza, wójta). Uwierzytelnienie w programie przeprowadzane jest za pomocą AdminaXE. Składając wniosek, definiuje się jego rodzaj, numer rachunku bankowego, na który mają zostać przelane środki, okres oraz cel wydatkowania środków. Wniosek może zostać podpisany przez dysponenta za pomocą podpisu kwalifikowanego. Każdy wniosek jest niezależnym dokumentem znajdującym się w repozytorium dokumentów. Główny dysponent może wniosek zatwierdzić, odrzucić, a także dokonywać korekt. Taka potrzeba zachodzi na przykład w sytuacji, gdy akceptacja wniosku wiąże się z koniecznością uruchomienia rezerwy kredytowej. Za pomocą aplikacji ePrzelewy wykonywane są polecenia przelewów do jednostek aplikujących o środki. Główny dysponent ma dostęp do analiz środków na rachunku. Ze wszystkich wniosków generowane jest zestawienie przepływów pieniężnych za dany okres.
Dominik Pawiński, skarbnik Miasta Bielska-Białej:
Jednostki organizacyjne Miasta Bielska-Białej oraz wydziały Urzędu Miejskiego będą składały zapotrzebowanie o środki finansowe na dany dzień i po zatwierdzeniu stosownego wniosku, przelew będzie generował się automatycznie. Takie działanie usprawni pracę w zakresie przygotowania przelewów przez pracownika wydziału budżetu. Rozksięgowania wyciągów bankowych na poszczególne konta analityczne jednostek organizacyjnych - miasto ma ich aż 120 - dokonuje się automatycznie. Przedmiotowy program będzie wykorzystywany również w jednostce organizacyjnej, jakim jest Urząd Miejski, w zakresie przekazywania dotacji dla niepublicznych placówek oświatowych prowadzonych przez podmioty spoza sektora finansów publicznych. Takich placówek funkcjonujących na terenie miasta jest 98, a przepływy pieniężne w ich zakresie należy ewidencjonować na stosownych kontach analitycznych.
Program eProjekt
W 2019 roku Urząd Miejski w Bielsku-Białej po raz pierwszy skorzystał z programu eProjekt, służącego do opracowywania projektu budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Program powstał w 2010 roku. Jest to aplikacja przeglądarkowa, która opiera się na tzw. kartotekach, klasyfikujących środki według działów, rozdziałów, paragrafów, dysponentów i sposobu finansowania zadań. Z pomocą programu można przygotować projekt budżetu, a także treść samej uchwały budżetowej. Program pracuje w oparciu o jedną bazę danych. Zapewnia również współpracę z programem Legislator.
Bazując na wartościach planu i wykonania roku bieżącego, eProjekt daje możliwość opracowania danych do projektu uchwały budżetowej w zakresie trzech elementów:
- opracowania treści uchwały,
- opracowania danych kwotowych do projektu w kartotekach dochodów, wydatków, przychodów, rozchodów,
- opracowania postaci i zawartości załączników do uchwały.
Istota działania programu to umożliwienie pracownikom wydziałów urzędu i jednostek organizacyjnych przekazania do służb skarbnika danych do opracowania projektu planu budżetowego. Każdy z użytkowników przygotowuje dane w swoim zakresie, a dzięki ujęciu danych w jednej spójnej kartotece, są one natychmiast dostępne w całości, z możliwością dokonania dowolnej agregacji dla służb skarbnika. W następnych krokach, na kolejnych wersjach kartoteki pracownicy Wydziału Budżetu dopracowują i bilansują budżet, aż do osiągnięcia ostatecznego rezultatu. Użytkownicy obsługujący program eProjekt2 pełnią dwie role:
- użytkowników zwykłych (pracownicy wydziałów i jednostek organizacyjnych),
- użytkowników z rolą tzw. „organu” (pracownicy Wydziału Budżetu Urzędu Gminy/Miasta).
Rys. 2. eProjekt – jak opracować projekt budżetu?
Aplikacja ściśle współpracuje z programem Budżet, pobierając dane o planie i wykonaniu na podstawie dostępnych w nim sprawozdań. Równocześnie opracowany projekt budżetu może zostać przekazany do programu Budżet, jako plan pierwotny roku następnego. Opracowane dane do projektu budżetu mogą też zostać przesłane do programu BeSTi@.
eProjekt ułatwia pracę urzędnikom odpowiadającym za planowanie budżetu. Do tej pory czynności z tym związane były wykonywane w Excelu, co było pracochłonne. eProjekt ułatwia pracę nad budżetem, co ważne jest zwłaszcza na przełomie roku, gdy urząd kończy zadania ujęte w budżecie na stary rok, ale już planuje wydatki na nowy rok.
Program wykorzystywany jest intensywnie w okresie od końca września (gdy poszczególne wydziały i jednostki organizacyjne wysyłają dane do projektu budżetu) do około 15 listopada (jest to termin sporządzenia projektu uchwały budżetowej). W drugiej połowie grudnia na sesji rady gminy/powiatu podejmowana jest uchwała budżetowa, na której pojawić się może autopoprawka, zmieniająca część zapisów budżetowych.
Dominik Pawiński:
W zakresie funkcjonowania eProjektu należy podkreślić, że analiza i weryfikacja planów na kolejny rok jest wykonywana na bazie, do której ma dostęp zarówno jednostka organizacyjna urzędu, jak również wydział budżetu. Wyniki czynności porównujących rok bazowy do planowanego generowane są w sposób automatyczny. Wszelkie informacje potrzebne do stworzenia projektów planów finansowych, a następnie ostatecznych planów finansowych generowane są w możliwie najkrótszym czasie. Program pozwala łatwo zaciągać dane, niezbędne do przygotowania informacji o pierwszym półroczu danego roku oraz zaciągać dane potrzebne do zrobienia sprawozdania z wykonania budżetu. Ponadto, eProjekt daje skarbnikowi wgląd w projekt budżetu na każdym etapie prac związanych z jego opracowywaniem, a także pozwala wprowadzać stosowne zmiany, czy nanosić indywidualne zalecenia organu wykonawczego.
Portal Sprawozdawczości Finansowej
Kolejnym wdrożonym programem jest Portal Sprawozdawczości Finansowej, czyli platforma do komunikacji na linii organ – jednostka organizacyjna. Portal pozwala usprawnić i ujednolicić sposób przesyłania wszelkich typów sprawozdań, automatycznie zsynchronizować dane z systemem finansowo-księgowym i budżetowym oraz zapewnić wgląd do wybranych danych finansowo-budżetowych.
Z Portalu Sprawozdawczości Finansowej Urząd Miejski w Bielsku-Białej korzysta od 2014 roku. Jednakże, z powodu konieczności wprowadzenia zmian organizacyjnych w zakresie składania sprawozdań przez jednostki organizacyjne urzędu (wydzielenie jednostek oświatowych jako odrębnych jednostek sprawozdawczych), zaszła potrzeba dostosowania oprogramowania do nowych procedur. Podobnie jak w przypadku wniosków o środki budżetowe, również zbiorcze sprawozdania były do tej pory składane skarbnikowi bezpośrednio przez dyrekcję Miejskiego Zarządu Oświaty. Nowe wymogi sprawiły, że pojawiła się konieczność wysyłania sprawozdań miesięcznych przez poszczególne placówki oświatowe (szkoły, przedszkola i żłobki). Nowe funkcjonalności Portalu pozwalają placówkom dokonywać tych czynności. W wymaganych terminach łączne sprawozdania dla całej jednostki samorządu terytorialnego składane są do Regionalnej Izby Obrachunkowej.
Zastosowanie Portalu wyeliminowało konieczność wysyłania sprawozdań w formie papierowej. Sprawozdania są zatwierdzane podpisem kwalifikowanym.
Portal Pracowniczy
Rys. 3. Portal Pracowniczy – narzędzie komunikacji pracownika z firmą.
Portal Pracowniczy to aplikacja, która daje pracownikom i ich przełożonym dostęp do danych kadrowo-płacowych oraz informatyzuje zarządzanie zasobami ludzkimi. Program napisany jest w technologii trójwarstwowej, z interfejsem w przeglądarce internetowej. Poziom dostępu do informacji w systemie jest uwarunkowany miejscem pracownika w strukturze organizacyjnej jednostki. Tym samym możliwe do uzyskania są trzy poziomy dostępu:
- „pracownicy” – pracownicy etatowi umieszczeni w strukturze organizacyjnej, mający dostęp jedynie do swoich danych,
- „kierownicy” – mający dostęp do danych swoich oraz pracowników im podległych według struktury,
- „administratorzy” – osoby wyznaczone do zmiany parametrów systemu.
Portal posiada szereg funkcjonalności. Zintegrowanie Portalu Pracowniczego z innymi programami pakietu Ratusz (Kadry, Płace, Rejestracja Czasu Pracy, Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa, eDeklaracje) pozwala pracownikowi na uzyskanie dostępu do istotnych danych kadowo-płacowych. W zakresie kadrowym dostępne są wszystkie dane pracownicze, związane z historią zatrudnienia, kwalifikacjami zawodowymi, a także zawartymi umowami o pracę, stawką, historią stanowiska. W zakresie płacowym są to informacje związane z wynagrodzeniem oraz strukturą paska płacowego. Inne funkcjonalności to m. in.: dostęp do kartoteki ZUS, możliwość pobrania PIT-11 oraz informacji rocznej i miesięcznej dla ubezpieczonego.
Z punktu widzenia pracownika istotną funkcjonalnością Portalu jest możliwość zdalnego zarządzania wnioskami o urlop, wnioskami o wyjścia prywatne i służbowe. Z kolei dla kierowników istotne są funkcje rozpatrywania wniosków o urlop i wyjścia, a także statystyki wykorzystania urlopów, wyznaczanie zastępców czy zlecanie i akceptowanie delegacji pracownikom podległym.