Urząd Miejski w Siechnicach zlikwidował papierowy obieg dokumentów, wdrażając system eDokument EZD.JST jako podstawowy sposób dokumentowania spraw. Dzięki pełnej cyfryzacji procesów i integracji z innymi elementami pakietu Ratusz, jednostka zautomatyzowała obieg dokumentów, skracając czas procedowania spraw o kilkadziesiąt procent.
Kluczowe elementy wdrożenia
· 100% spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie (brak wyjątków od trybu EZD).
· 8 miesięcy intensywnego mapowania procesów przed startem produkcyjnym.
· Pełna integracja z systemami dziedzinowymi Ratusz (finanse, podatki).
· Siedmioletni okres przygotowawczy (2017–2024) budujący kompetencje cyfrowe kadry.
Od systemu pomocniczego do pełnej cyfryzacji
Fundamentem transformacji były doświadczenia z lat 2017–2024, kiedy system eDokument pełnił rolę systemu wspomagającego tradycyjny obieg papierowych dokumentów. W 2024 r. zapadła decyzja o odejściu od trybu hybrydowego na rzecz pełnego EZD.
"Kluczem do sukcesu było to, że daliśmy sobie czas na dobre zmapowanie procesów, co pozwoliło nam przejść na system elektroniczny w 100% spraw" mówi Michał Świech, Zastępca Skarbnika Gminy Siechnice.
Przebieg procesu wdrożenia
Proces wdrożenia trybu bez papierowego oparto na rygorystycznym harmonogramie
- Zarządzanie zmianą. Powołanie interdyscyplinarnego zespołu wdrożeniowego (burmistrz, sekretarz, archiwista, informatycy, radca prawny) w sierpniu 2024 roku.
- Mapowanie i analiza. Rewizja procedur pod kątem eliminacji papieru. Dostosowano regulaminy wewnętrzne, zmigrowano system eDokument z wersji 2. do eDokumentEZD.JST.
- Infrastruktura. Modernizacja kancelarii (skanery ADF, czytniki i drukarki kodów kreskowych) oraz utworzenie składów chronologicznych jako jedynego miejsca przechowywania papierowych oryginałów.
- Kompetencje. Symulacje pełnego cyklu życia dokumentu i stworzenie bazy FAQ dla pracowników merytorycznych.
- Uruchomienie. 1 stycznia 2025 r. tryb EZD stał się jedynym obowiązującym sposobem dokumentowania spraw na mocy zarządzenia Burmistrza.
Workflow – automatyzacja procesów obsługi faktur w UM
Wdrożenie zaawansowanych algorytmów workflow w systemie eDokument pozwoliło na automatyzację obiegu dokumentów w obszarach zarządzania fakturami zakupowymi
i płatnościami za nie, w oparciu o ściśle zdefiniowane w systemie modele procesów.
· Faktury i noty. Pełna automatyzacja dekretacji i akceptacji kosztów dla wszystkich wydziałów.
· Obsługa edukacji. Specjalistyczny proces obsługi faktur dowozowych i not w obszarze oświaty.
· Polecenia zapłaty. Cyfrowa ścieżka zatwierdzeń płatności.
Korzyści workflow:
- zgodność proceduralna w procesie
- automatyzacja czynności (przekazania, akceptacje, opisy)
- sterowanie przebiegiem zależne od danych (rozgałęzienia zależne od wartości)
- ograniczone błędy operatorów
- maksymalna przejrzystość w przypadku zastępstw
- eskalacja przy zadaniach przeterminowanych
- efektywne alertowanie
Podsumowanie i wnioski
Przykład Urzędu Miejskiego w Siechnicach pokazuje, że wdrożenie pełnego trybu EZD w administracji samorządowej jest przede wszystkim kwestią konsekwentnego planowania i wyboru odpowiednich narzędzi informatycznych. Kluczowym czynnikiem była tu decyzja kierownictwa o rezygnacji z wyjątków od obiegu elektronicznego oraz postawienie na zintegrowany ekosystem informatyczny autorstwa Rekord SI. Dzięki połączeniu systemu eDokument z innymi elementami pakietu Ratusz, urząd zyskał spójne narzędzie do zarządzania całością procesów administracyjnych w jednym miejscu.
