24 września 2025 r. odbyła się konferencja „Usprawnianie elektronicznej administracji”. W wydarzeniu udział wzięło 80 przedstawicieli z 47 urzędów samorządowych - przede wszystkim sekretarzy,  kluczowych użytkowników systemu eDokument oraz osób odpowiedzialnych za wdrażanie procesów cyfrowych w urzędach.

Kluczowym zagadnieniem poruszanym na konferencji była integracja z platformą Krajowego Systemu eFaktur w zakresie pobierania i wysyłki dokumentów, integracji aplikacji dziedzinowych oraz procesowej obsługi dokumentów (faktur, umów) w systemie eDokument EZD.JST.

Prezes Janusz Szymura, otwierając wydarzenie, nakreślił główne wyzwania stojące przed urzędami i firmą, przede wszystkim w kontekście KSeF-u, a także niedawno ogłoszonej przez rząd Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 roku.

Dyrektor Pionu ECM Wojciech Sikora mówił o konieczności dostosowania systemów do wprowadzenia elektronicznych faktur strukturalnych, zmianach na styku eDokumentu z aplikacjami dziedzinowymi, a także pracach nad nowym portalem do analizy danych i aktualizacją narzędzia BIP. Pojawił się też wątek wykorzystania sztucznej inteligencji do obsługiwania aplikacji językiem naturalnym i przetwarzania treści dokumentów.

W wystąpieniu pt. „KSeF – warianty implementacji – aspekt dokumentowy” Piotr Szymura przedstawił trzy modele współpracy z KSeF. – Zachęcamy klientów zwłaszcza do modelu integracyjnego, który pozwala na automatyczne łączenie się z KSeF-em. Wykorzystajmy szanse, które daje ta rewolucja, jak choćby możliwość uporządkowania procesów związanych z obiegiem dokumentów finansowych. Chcemy być wsparciem produktowym i merytorycznym dla naszych klientów. Zachęcamy do odwiedzenia strony dedykowanej KSeF-owi oraz portalu szkoleniowego, gdzie publikować będziemy liczne materiały o naszych systemach oraz procesach realizowanych w organizacjach – mówił Dyrektor Szymura.

Ciekawym elementem było wystąpienie pracowników Urzędu Miejskiego w Siechnicach pt. „Doświadczenia z wdrożenia - błyskawiczne przejście do trybu EZD w Urzędzie Miejskim w Siechnicach”. Swoimi obserwacjami podzielili się Dyrektor Wydziału Finansowo-Księgowego Michał Świech, główny informatyk Grzegorz Woźniak oraz starszy inspektor, archiwista zakładowy, koordynator czynności kancelaryjnych Wojciech Tórz. – Dzięki decyzji burmistrza podjętej w zeszłym roku, znacznie przyspieszyliśmy procesy w urzędzie, teraz pracujemy z większą efektywnością, a do tego wyeliminowaliśmy papierową dokumentację. Aby wdrożenie mogło się udać, potrzebna jest duża determinacja za strony kierownictwa urzędu i pracowników. Trzeba sobie dać czas na przemyślenie i mapowanie procesów – my potrzebowaliśmy pół roku na przygotowanie całego procesu przed rozpoczęciem wdrożenia. Zaczęliśmy od obszaru finansów, gdzie zastosowaliśmy Workflow dla faktur, rachunków i not księgowych – mówił Dyrektor Michał Świech.

Ponadto uczestnicy konferencji wysłuchali prelekcji „Model procesu na przykładzie opisywania faktur zakupowych” Przemysława Bryndzy, „eUsługi w pakiecie Ratusz” Tomasza Boreckiego oraz „Portal pracowniczy – nowa odsłona” autorstwa Jacka Łyszczka i Dawida Hudziaka.

Podczas tej edycji nowością była możliwość udziału w konsultacjach ze specjalistami Rekordu w specjalnej strefie doradczej. Klientom doradzali eksperci z dziedzin eDokumentu, KSeF-u, finansów i budżetu, płac i kadr, podatków i opłat, kwestii handlowych. Specjalne stanowisko prowadzili pracownicy Urzędu Miejskiego w Siechnicach.

Dziękujemy uczestnikom i prelegentom za cenną wymianę doświadczeń, a także za liczne pytania i żywy dialog po prezentacjach. Wierzymy, że zdobyta wiedza i nawiązane kontakty przyczynią się do przyspieszonej transformacji cyfrowej w jednostkach samorządowych.