Decyzja o zastąpieniu dotychczasowego systemu ERP zupełnie nowym oprogramowaniem tego typu nie jest prosta. Taka operacja wiąże się ze sporym ryzykiem związanym z kosztami po stronie pracowników i części kadry zarządzającej, których przyzwyczajenie do poprzedniego systemu bywa dużą przeszkodą w początkowym okresie „transformacji programowej”.

Nowoczesne systemy ERP zapewniają integrację wielu procesów biznesowych. Po skutecznie przeprowadzonej transformacji firma ma szansę wkroczyć na ścieżkę nowego modelu biznesowego. Fakt ten docenia dziś większość firm. Według badań Gartnera z 2018 roku 87% ankietowanych firm uzależnia swój sukces od skutecznego wykorzystywania narzędzi IT wspierających procesy biznesowe. Jednym z nich jest system ERP, którego umiejętne wykorzystywanie ma bezpośredni wpływ na uzyskiwanie korzyści kosztowych, wydajnościowych i efektywnościowych.

Chociaż żywotność typowego systemu ERP w firmie wynosi od około 7 do 15 lat, to jednak cykl ten ulega systematycznemu skracaniu. Wynika to przede wszystkim z galopujących zmian rynkowych, prędkiego rozwoju technologii oraz nowych oczekiwań ze strony użytkowników.

Z punktu widzenia biznesowego istnieje wiele przyczyn, dla których wymiana ERP jest konieczna. Wymienić wystarczy powody wydajnościowe, kosztowe, a także brak koniecznych aktualizacji systemu, niemożność rozwijania go, dostosowywania do zmieniających się potrzeb rynkowych czy rosnącej komplikacji obsługiwanych procesów. Bywa i tak, że powodem są braki komunikacyjne pomiędzy użytkownikiem a dostawcą oprogramowania. Zazwyczaj decyzja o zmianie zachodzi wówczas, gdy wyczerpały się już wszystkie inne możliwości związane z usługami świadczonymi przez dostawcę.

Wdrożenie ERP to długi proces

Podejmowanie decyzji co do wymiany systemu ERP na nowy trwa zazwyczaj od roku do dwóch lat. Aby ostateczny wynik tego procesu był zadowalający, należy zaangażować w niego pracowników kluczowych z punktu widzenia działania systemu w poszczególnych obszarach funkcjonowania firmy. Mowa o takich osobach jak kierownik produkcji, kierownik magazynu, główny księgowy czy administrator sieci. Jedna z osób powinna zostać wyznaczona na szefa projektu, który odpowiada za przeprowadzenie całego procesu zmian.

Proces wyboru nowego dostawcy rozpoczyna się zazwyczaj od wstępnych poszukiwań w Internecie. Warto zwrócić uwagę na dostępne funkcjonalności i sprawdzić, czy dane oprogramowanie obsługuje wszystkie obszary działań naszej firmy, które chcemy objąć wdrożeniem. Istotna jest weryfikacja jakości obsługi, jaką świadczy dostawca programu. Dlatego warto skontaktować się z przedstawicielami firm, które przeszły proces wdrożeniowy i zapytać o realne rezultaty dla efektywności pracy zakładu. Dobrze też porozmawiać o przebiegu wdrożenia, komunikacji z pracownikami dostawcy i jakości obsługi w okresie po wdrożeniu.

Rozwój ERP to rozwój firmy

Sporą przeszkodą przy zmianie oprogramowania jest z pewnością koszt całej operacji. Jednakże, wielu producentów umożliwia zakup systemu ERP nie tylko w wariancie licencyjnym, lecz także abonamentowym (SaaS). Ponadto, modułowa budowa umożliwia dobór funkcjonalności, które faktycznie są potrzebne w danym przedsiębiorstwie. Obniża to znacznie koszty zakupu, które zależą od liczby modułów czy korzystających z nich użytkowników.

Warto też wspomnieć, że wdrożenie nowoczesnego ERP to z jednej strony wydatek, ale z drugiej strony inwestycja w rozwój firmy. Pakiet oprogramowania ERP umożliwia zmapowanie oraz integrację rozproszonych do tej pory procesów biznesowych oraz optymalizację wielu kosztownych procesów.

Podejmując decyzję, warto też myśleć w kategoriach długoterminowych. Jeśli firma ma w planach rozszerzanie swojej działalności, to należy ten fakt uwzględnić. Mowa tu zarówno o budowie nowych filii, poszerzaniu oferty czy dodawaniu nowych procesów produkcyjnych lub biznesowych. Rzetelnie przeprowadzona analiza możliwych ścieżek rozwoju pozwoli uniknąć dokonywania kolejnej zmiany oprogramowania w okresie paru lat do przodu.

Modelowanie procesów

Na koniec warto poruszyć jeszcze jeden wątek, jakim jest ryzyko nieudanego wdrożenia nowego systemu. Zarówno z przyczyn technicznych, jak też czysto ludzkich bardzo wiele wdrożeń kończy się niepowodzeniem. Aby temu zapobiec, firma REKORD SI świadczy usługę doradztwa, polegającą na opracowaniu modelu, na podstawie którego przygotowywane jest oprogramowanie i wdrożenie dla konkretnej firmy. Analiza procesów przeprowadzona jest pod kątem stanu obecnego oraz przyszłych zmian w obrębie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Najpierw analizowany jest bieżący stan realizowanych procesów, w następnej kolejności definiuje się płaszczyzny modyfikacji, a na końcu określana zostaje pożądana, nowa droga przebiegu procesów.

Wykorzystywanie procesu modelowania skutkuje eliminacją zagrożeń, związanych z implementacją nowego systemu. Co najważniejsze, osiągana jest blisko stu procentowa skuteczność we wdrażaniu systemów u klientów REKORDU SI.