Wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych postawiło przed jednostkami administracji publicznej nowe wyzwanie. Publikacja informacji o umowach to nie tylko konieczność technicznego przekazania danych do systemu centralnego. To również potrzeba zebrania właściwych informacji, zapewnienia ich poprawności, określenia odpowiedzialności pracowników, przeprowadzenia wewnętrznej weryfikacji oraz zachowania kontroli nad całym procesem.

Ratusz CRU powstał po to, aby zmienić ten obowiązek w uporządkowany, bezpieczny i możliwie zautomatyzowany proces.

Jedna informacja zamiast kilku obiegów danych

Jednym z podstawowych problemów cyfryzacji administracji jest wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji do różnych systemów. Dane dotyczące umowy są potrzebne zarówno do obsługi procesów finansowych jednostki, jak i do realizacji obowiązku ich udostępnienia w Centralnym Rejestrze Umów JSFP.

Ratusz CRU wykorzystuje te dane ponownie.

Dzięki integracji z systemem Dysponent firmy Rekord SI, informacje o umowach wykorzystywane m.in. do ich zaangażowania mogą zostać przekazane do Ratusz CRU, a następnie – po przejściu odpowiedniego procesu – wykorzystane do publikacji w rejestrze ministerialnym. Analogiczny mechanizm obejmuje zmiany wprowadzone do umów.

W efekcie informacja wprowadzona na wcześniejszym etapie procesu nie musi być ponownie ręcznie przepisywana wyłącznie na potrzeby realizacji obowiązku publikacyjnego.

To realizacja prostej zasady: dane, które administracja już posiada, powinny być wykorzystywane ponownie, a nie wprowadzane kolejny raz.

Publikacja jest procesem, nie pojedynczym kliknięciem

Samo wysłanie danych do CRU JSFP jest ostatnim etapem znacznie szerszego procesu. Dlatego Ratusz CRU został zaprojektowany nie tylko jako narzędzie integracyjne, ale jako środowisko organizujące odpowiedzialność za przygotowanie i publikację informacji.

System pozwala rozdzielić uprawnienia pomiędzy osoby odpowiedzialne za rejestrację, akceptację, publikację i odczyt danych. Możliwe jest wskazanie konkretnej osoby akceptującej lub publikującej oraz zastosowanie mechanizmu, w którym publikacja może nastąpić dopiero po wcześniejszej akceptacji.

Dzięki temu elektroniczny proces może odzwierciedlać rzeczywisty podział kompetencji funkcjonujący w jednostce.

Pracownik merytoryczny przygotowuje lub weryfikuje informacje. Osoba posiadająca odpowiednie kompetencje może je zaakceptować. Uprawniony użytkownik realizuje publikację. Każdy uczestnik procesu wykonuje zadania wynikające ze swojej roli.

Od pojedynczej umowy do obsługi setek dokumentów

Przy większej liczbie zawieranych umów kluczowe znaczenie ma możliwość wykonywania operacji zbiorczych.

Ratusz CRU umożliwia zarówno indywidualną obsługę umowy, jak i grupowe przekazywanie umów do publikacji. Użytkownik może przygotować wiele pozycji, a następnie przeprowadzić ich publikację w ramach jednej operacji.

Analogiczne podejście zastosowano do dezaktywacji – może ona dotyczyć pojedynczej umowy lub całej grupy umów.

Rozwiązanie pozwala dzięki temu przejść od ręcznej obsługi kolejnych rekordów do zarządzania całym zbiorem informacji oczekujących na publikację.

Kontrola nad tym, co dzieje się z umową

Automatyzacja nie może oznaczać utraty kontroli nad procesem.

Dlatego Ratusz CRU udostępnia historię statusów, dzięki której użytkownik może prześledzić kolejne etapy obsługi umowy i procesu jej publikacji. System został również wyposażony w mechanizm logów audytowych rejestrujących wykonywane operacje, stanowiący podstawę dalszego rozwoju narzędzi kontroli i audytu.

Centralnym miejscem codziennej pracy jest Pulpit, który prezentuje najważniejsze informacje o stanie procesów. Z poszczególnych wskaźników użytkownik może bezpośrednio przejść do odpowiednio przefiltrowanego zbioru umów wymagających jego uwagi.

Zamiast przeszukiwać rejestr, użytkownik otrzymuje informację, gdzie potrzebne jest działanie.

Dodatkowym mechanizmem organizującym pracę jest możliwość tagowania umów, dzięki czemu jednostka może tworzyć własne kategorie odpowiadające jej potrzebom organizacyjnym.

Dane kontrahenta bez zbędnego przepisywania

Kolejnym obszarem automatyzacji jest integracja z GUS, pozwalająca na synchronizację danych dotyczących kontrahenta.

Ograniczenie ręcznego wprowadzania informacji ma znaczenie nie tylko dla wygody użytkownika. Każde ponowne przepisanie danych jest potencjalnym źródłem pomyłki. Integracja pozwala więc jednocześnie skrócić czas pracy i zwiększyć jakość danych wykorzystywanych w procesie.

Integracja dopasowana do organizacji

Jednostki sektora finansów publicznych różnią się strukturą, sposobem organizacji pracy oraz zakresem odpowiedzialności poszczególnych pracowników.

Ratusz CRU został przygotowany tak, aby uwzględnić te różnice.

Konfiguracja integracji może być prowadzona z dokładnością do organizacji, użytkownika oraz klucza API. System pozwala również zdecydować, czy podczas przekazywania informacji do CRU JSFP publikowana ma być komórka organizacyjna – np. wydział osoby odpowiedzialnej za publikację.

Jednostka może także skonfigurować pierwszą stronę umowy oraz dostosować role i uprawnienia użytkowników do własnego modelu organizacyjnego.

Technologia wykorzystująca możliwości administracji cyfrowej

Ratusz CRU odpowiada na obowiązek wynikający z art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczący udostępniania i aktualizacji informacji o określonych umowach w Centralnym Rejestrze Umów JSFP.

Jednocześnie rozwiązanie wykorzystuje mechanizm przewidziany przez ustawodawcę dla integracji systemów informatycznych. Rozporządzenie w sprawie Centralnego Rejestru Umów JSFP przewiduje możliwość zasilania systemu centralnego danymi pochodzącymi z innych systemów teleinformatycznych za pomocą API.

Ratusz CRU wykorzystuje tę możliwość do stworzenia cyfrowego pomostu pomiędzy procesami realizowanymi wewnątrz jednostki a centralnym systemem Ministerstwa Finansów.

Efekt: mniej czynności technicznych, większa kontrola nad procesem

Wartością Ratusz CRU nie jest wyłącznie możliwość przesłania danych do kolejnego systemu.

Rozwiązanie łączy w jednym procesie:

·     dane powstające podczas obsługi finansowej umowy,

·     integrację z systemem Dysponent,

·     rejestrację umów i ich zmian,

·     synchronizację danych kontrahentów z GUS,

·     podział ról i odpowiedzialności,

·     akceptację merytoryczną,

·     publikację pojedynczą i grupową,

·     obsługę dezaktywacji,

·     historię przebiegu procesu,

·     mechanizmy audytowe,

·     narzędzia organizujące codzienną pracę użytkowników.

W rezultacie obowiązek ustawowy, który mógłby oznaczać dla jednostki stworzenie kolejnego równoległego i w dużej mierze ręcznego procesu, zostaje włączony w istniejący cyfrowy obieg informacji.

Ratusz CRU nie jest więc wyłącznie narzędziem do publikowania umów. Jest rozwiązaniem, które łączy dane, ludzi i systemy w jeden kontrolowany proces – od powstania informacji o umowie aż do jej udostępnienia w Centralnym Rejestrze Umów JSFP.