System informatyczny wspomagający działanie przedsiębiorstwa

Przedsiębiorstwa różnych branża szukają coraz to nowszych metod i rozwiązań w zakresie wspomagania przedsiębiorstwa. Konkurencyjność oraz innowacyjność jest elementem kluczowym w dobie XXI wieku. jakość i oczekiwania klienta zmuszają firmy do lepszej i wydajniejszej pracy. Poleganie na własnych siłach i koncepcji może okazać się niewystarczające w zakresie planowania procesów przedsiębiorstwa. Firmy zatem kierują się bardzo często w stronę innowacyjnych rozwiązań informatycznych, które spełnią ich oczekiwania zarówno w procesach typowo produkcyjnych jak i wspomogą działania struktur sprzedażowych, kadrowych, finansowych.

Gwarantującą spełnienia tych oczekiwań, tzn. uzyskania pożądanej efektywności zarządzania jest odpowiedni, integrujący różne obszary działalności przedsiębiorstwa, wspierający podejmowane tam decyzje, system informatyczny. Praktyka stosowania Zintegrowanych Informatycznych Systemów Zarządzania (ZISZ), z jednej strony wskazuje na przypadki trwałego, podnoszącego konkurencyjność firmy, osadzenia się tych rozwiązań, z drugiej jednak wskazuje na szereg przypadków, w których innowacje tego typu kończą się połowicznym sukcesem lub też całkowitą porażką – rezygnacją z wdrożenia systemu.

Nieodzownym, w tym kontekście, jest zarówno określenie podstawowych potrzeby i oczekiwania przedsiębiorstw w zakresie rozwiązywania problemów komputerowo zintegrowanego zarządzania.  Ponieważ systemy informatyczne są również nośnikiem wiedzy z zakresu zarządzania, wykonanie projektu reorganizacji procesów i oparcie powyższych o dane czerpanie z Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania.

Technologie informatyczne powinny być podłożem koncepcji reorganizacji. Tymczasem wiele przedsięwzięć zakończyło się fiaskiem ze względu na projektowanie procesów z pominięciem możliwości i ograniczeń owych technologii lub też na skutek zbyt późnego rozpatrywania tychże. Aby nie popełnić powyższego błędu ,cytując klasyków „Gieografii powinni uczyć raczej podróżnicy niż belferzy” proponujemy wykorzystanie konsultantów z długoletnim stażem w zakresie wdrażania ZISZ.

Firmy oczekujące na wdrożenie systemu informatycznego

Oferta skierowana jest przede wszystkim dla przedsiębiorstw stojących przed podjęciem decyzji o wdrażaniu systemu informatycznego, na etapie definicji wymagań oraz reorganizacji zarówno struktur organizacyjnych jak i przebiegu kluczowych procesów. Ponadto dla przedsiębiorstw chcących poprawić wewnętrzną organizację oraz skorzystać z możliwości transferu procesów biznesowych w formę elektroniczną.

Nowczesne metody zarządzania

Tworząc nowoczesne rozwiązania proponowane jest wykorzystanie:

1. Tradycyjnych metody zbierania wymagań takich jak wywiady, kwestionariusze, obserwacja użytkowników w ich miejscu pracy, zbieranie dokumentów (formularzy, raportów, podręczników, itp.
2. Nowoczesnych metody zbierania wymagań w stosunku do systemu informatycznego:  sesje JAD, prototypowanie, narzędzia CASE.
3. Inne, typu: prezentacje dostawców oprogramowania, odwiedzanie innych instalacji (wizyty referencyjne), zewnętrzne badania i inne w zależności od sugestii przedsiębiorstwa.

Preferowaną formą jest sesja JAD (ang. Joint Application Development) – Interakcyjne Tworzenie Aplikacji. Podstawą sesji JAD jest zebranie w jednym miejscu i czasie użytkowników, kierowników i analityków zaangażowanych w analizę systemu, podobnie jak przy wywiadzie grupowym.

Analiza procesów zostanie przeprowadzona pod kątem stanu obecnego oraz planowanych zmian organizacyjnych firmy np.:

dany proces przebiega w tej chwili w sposób następujący ...

chcielibyśmy w nim zmienić (zmodyfikować) następujące rzeczy ...

chcielibyśmy aby proces przebiegał w następujący sposób ...

Oczekiwania klientów rozwojem systemów zarządzania procesami

Wynikiem pracy jest dokument zawierający opis procesów istniejących oraz proponowanych w następującym układzie:

1. Cel i zakres opracowania
2. Analiza stanu istniejącego wg funkcji i kluczowych procesów
3. Proponowany zakres zmian w przebiegu procesów z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.
4. Obsługa kluczowych procesów z wykorzystaniem narzędzi informatycznych
5. Proponowany zakres zmian organizacyjnych

Realizacja projektu pozwala na uzyskanie wielu biznesowych korzyści, takich jak:

• identyfikacja i analiza głównych procesów służących realizacji celów gospodarczych przedsiębiorstwa;
• ograniczenie lub całkowita likwidacja procesów nie służących do realizacji celów biznesowych firmy (likwidacja działań nieprzynoszących wartości dodanej);
• poprawę pozycji firmy wobec konkurencji, dzięki lepszemu zaspokojeniu oczekiwań i wymagań klientów;
• przeprojektowanie procesów dla istotnej poprawy ich efektywności (czasu i kosztów realizacji), a w ostatecznym efekcie znaczącej poprawy pozycji konkurencyjnej firmy poprzez lepsze spełnianie oczekiwań klientów;
• uzyskanie znaczącej poprawy efektywności procesów.