Początkiem 2026 roku Urząd Miejski w Świdnicy wdrożył Kreator Akcji Wymiarowej – autorską funkcjonalność zintegrowaną z pakietem Ratusz Rekordu SI. Sprawna realizacja projektu była możliwa dzięki współpracy Rekordu SI z Biurem Cyfryzacji Miasta Świdnica. Rozwiązanie stanowi przełom w administracji samorządowej, w pełni automatyzując proces wydawania i doręczania decyzji podatkowych.

Kluczową innowacją jest pełna integracja z systemem e-Doręczeń. Miasto jako pierwsze w Polsce zrealizowało akcję wymiarową w 100% cyfrowo, wykorzystując:

• Publiczną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) – dla obywateli posiadających skrzynki e-doręczeniowe. PURDE to oficjalny krajowy system e-Doręczeń, będący prawnym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwia wysyłanie i odbieranie dokumentów urzędowych w formie cyfrowej, zapewniając dowody nadania i odbioru oraz ochronę integralności korespondencji.
• Publiczną Usługę Hybrydową (PUH) – dla pozostałych podatników, zapewniając cyfrowy nadruk i fizyczne doręczenie bez udziału pracowników urzędu. PUH łączy komunikację elektroniczną z papierową. Dzięki niej podmioty publiczne mogą wysyłać korespondencję do odbiorców, nie mających adresu do doręczeń elektronicznych. Urząd wysyła dokumenty elektroniczne, które zostają wydrukowane i doręczone przez operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska.

W poprzednich latach każda akcja wymiarowa była procesem trwającym wiele tygodni i angażującym dużą część pracowników urzędu. Dzięki innowacji operację udaje się zamknąć w zaledwie kilka godzin. System umożliwia bezbłędne wygenerowanie, sprawdzenie adresów w rejestrach państwowych oraz jednorazową, zbiorczą wysyłkę blisko 30 000 decyzji w ciągu jednego dnia roboczego.

Wymiernych rezultatów finansowych, organizacyjnych i ekologicznych jest kilka:

• redukcja kosztów wysyłki o blisko 33% dzięki rezygnacji z usług tradycyjnych, w tym z  kopertowania,
• oszczędność zasobów: całkowite wyeliminowanie kosztów wynajmu drukarek przemysłowych, zakupu tysięcy ryz papieru oraz kopert,
• optymalizacja pracy: odciążenie zespołu pracowników od monotonnych, manualnych czynności, co pozwala wykorzystać ich potencjał do zadań wymagających merytorycznego wsparcia mieszkańców

Projekt udowadnia, że e-Doręczenia to nie tylko obowiązek prawny, ale też znaczące narzędzie optymalizacji procesów w organizacji. Na dziś jedynym „wąskim gardłem” jest fizyczna praca doręczycieli PUH – proces po stronie urzędu osiągnął najwyższy możliwy poziom sprawności. Wdrożenie w Świdnicy stanowi model do naśladowania dla innych jednostek samorządu terytorialnego w Polsce, wyznaczający nowe standardy jakości w usługach publicznych.

Foto: Wikipedia.