Data 1 lutego zbliża się wielkimi krokami. Firma Rekord SI w ostatnich miesiącach pracowała nad integracją oprogramowania zarówno pakietu Ratusz jak i Rekord.ERP z platformą KSeF (najpierw w wersji 1.0 a teraz 2.0), aby ułatwić naszym klientom pracę z fakturami ustrukturyzowanymi (wystawianie, wysyłka i procedowanie w systemach dziedzinowych). Nasze oprogramowanie do fakturowania, programy finansowo-księgowe i portale sprawozdawcze są już dostosowane do nadchodzących zmian, a system obiegu dokumentów będzie stanowił centralne repozytorium faktur dla organizacji.
Mamy za sobą już pierwsze wdrożenia zarówno w jednostkach samorządu terytorialnego jak i przedsiębiorstwach produkcyjnych. Są to wdrożenia pilotażowe, wykonane w integracji z platformą preprodukcyjną KSeF – środowiskiem demo, które zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów w pełni odwzorowuje przyszłe środowisko produkcyjne. Dzięki temu klienci pracują już dziś w warunkach maksymalnie zbliżonych do tych, które będą obowiązywać po uruchomieniu KSeF w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 roku.
- Naszym celem jest, aby u naszych klientów cała infrastruktura związana z KSeF-em była tak przygotowana, aby od 1 lutego móc kilkoma kliknięciami przełączyć komunikację na środowisko produkcyjne. Dzięki temu unikamy działań „na ostatnią chwilę” i dajemy pewność użytkownikom pakietów Ratusz i Rekord.ERP, że od momentu wejścia w życie obowiązku KSeF będą gotowi do odbierania i wysyłania e-faktur oraz procedowania ich w systemach dziedzinowych naszego autorstwa – mówi wiceprezes Piotr Szymura.
Dzięki wdrożeniu integracji z KseF na wersji preprodukcyjnej klienci mają już dziś możliwość testowania wystawiania faktur strukturalnych oraz przetwarzania dokumentów po stronie zakupowej. W przedsiębiorstwach dodatkowo proces obsługi faktur został uzupełniony o integracje z Portalem Zakupowym.
Zespół i organizacja po stronie Rekord SI
W Rekord SI prace nad integracją z platformą KSeF prowadzone były równolegle z 3 zespołach:
- zespół produktowy dbający o jakość i stabilność modułów produktowych,
- zespół techniczny przygotowujący infrastrukturę i architekturę pod masowe uruchomienia,
- zespół wdrożeniowy realizujący integracje u klientów,
- Nasze założenie od początku było jedno: im lepszy produkt, tym prostsze i szybsze wdrożenia. Dlatego pierwsze pilotaże realizowaliśmy na najnowszych wersjach oprogramowania i widzimy, że system działa sprawnie i szybko. Oczywiście identyfikujemy jeszcze elementy, które warto dalej doskonalić, ale jest to naturalne na etapie pilotażu – dodaje Piotr Szymura.
KSeF – doświadczenie nie od wczoraj
Pierwsze integracje z KSeF (w wersji 1.0) rozpoczęliśmy już trzy lata temu. To doświadczenie pozwoliło nam na wprowadzenie odpowiednich zmian w aplikacjach finansowych, zarówno po stronie zakupu i sprzedaży, jak również przy obsłudze faktur strukturalnych. Integracja z KSeF 2.0 musiała zostać napisana od nowa, co było intensywnym projektem realizowanym w ciągu ostatnich kilku miesięcy (od momentu udostępnienia przez Ministerstwo Finansów API KSeF 2.0), ale opartym na solidnych fundamentach i doświadczeniu.
Warianty integracji z KSeF w Rekord SI
Rekord SI, w zależności od potrzeb i możliwości urzędów i przedsiębiorstw, proponuje wdrożenie obsługi KSeF w 3 wariantach: bazowym, integracyjnym i procesowym. Dla klientów z grona administracji publicznej dodatkowo dostępny jest wariant wielojednostkowy.
– Zachęcamy klientów zwłaszcza do modelu integracyjnego, który pozwala na automatyczne łączenie się z KSeF-em. Wykorzystajmy szanse, które daje ta rewolucja, jak choćby możliwość uporządkowania procesów związanych z obiegiem dokumentów finansowych. Chcemy być wsparciem produktowym i merytorycznym dla naszych klientów. Zachęcamy do odwiedzenia strony dedykowanej KSeF-owi oraz portalu szkoleniowego, gdzie publikować będziemy materiały o obsłudze faktur strukturalnych w naszych modułach oraz procesach realizowanych w organizacjach – dodaje Wiceprezes Piotr Szymura.
Materiały KSeF dla naszych klientów
Zachęcamy do wejścia na naszą stronę szkoleniową, gdzie zarejestrowani użytkownicy mają dostęp do materiałów z webinariów na temat KSeF-u: „Warianty integracji z KSeF w pakiecie Ratusz” oraz „Faktury dochodowe 2W – przygotowanie do KSeF-u – webinarium dla użytkowników pakietu Ratusz”. Już 13 stycznia odbędzie się kolejne webinarium, na które zapraszamy: „Faktury 2W na bazie finansowej (wydatki) – parametryzacja pod KSeF”.
W związku z tym, że temat budzi tak duże zainteresowanie uruchomiliśmy dedykowaną stronę internetową: https://www.rekord.com.pl/ksef. Na witrynie udostępniamy aktualne informacje, komunikaty oraz zestawienie najważniejszych zmian w przepisach związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Na stronie pobrać można broszury dedykowane klientom z branż administracji publicznej („KSeF w pakiecie Ratusz”) i przedsiębiorstw produkcyjnych („KSeF w pakiecie Rekord.ERP”).
Na kanale firmy na YouTube czekają na Państwa filmy z organizowanych przez nas konferencji. Wśród nich wypowiedzi naszych pracowników na temat KSeF.
- Piotr Szymura o wsparciu Rekordu w dostosowywaniu się do wymogów KSeF:
- Janusz Mleczko o 3 modelach komunikacji z KSeF:
- Piotr Szymura o szansach, jakie daje KSeF:
Temat oczywiście podejmowaliśmy na organizowanych przez nas konferencjach: dla użytkowników pakietu Ratusz, użytkowników pakietu Rekord.ERP, dla sekretarzy oraz na konferencji finansów budżetowych.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące pracy w KSeF, zachęcamy do umówienia konsultacji z naszym ekspertem.
