Wszystkie firmy dążą do zwiększenia swojej wydajności, dlatego oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jest coraz bardziej poszukiwanym rozwiązaniem, które usprawnia procesy na poziomie aplikacji biznesowych. Oprogramowanie ERP w ramach jednej platformy łączy aplikacje wspierające prace biurowe, procesy produkcyjne i biznesowe oraz tzw. workflow.

Systemy oferują wiele nowych korzyści, takich jak lepszy dostęp i dokładność danych  oraz przejrzystość administracyjna. Pomimo wszystkich korzyści, jakie może przynieść system ERP, wiele przedsiębiorstw popełnia błąd, wybierając rozwiązania ERP, które słabo pasują do ich modelu biznesowego i celów firmy.

Podstawowe funkcje w rozwiązaniach ERP

Rozwiązania ERP są zaprojektowane tak, aby łączyć aplikacje i procesy w różnych aspektach biznesowych. Aby zwiększać przejrzystość i wydajność przepływu informacji w różnych działach, platformy ERP powinny zawierać następujące funkcje:

• integracja z innymi aplikacjami korporacyjnymi - natywnie lub za pośrednictwem interfejsów API
• zarządzanie workflow
• analityka danych i Business Intelligence (BI)
• raportowanie i wizualizacja danych
• kokpity administracyjne ze śledzeniem w czasie rzeczywistym
• szczegółowe uprawnienia użytkownika i administratora
• solidne bazy danych i ich przechowywanie

Podstawowe moduły w rozwiązaniach ERP

Chociaż niektóre systemy ERP oferują tylko podstawowe funkcje niezbędne do zarządzania procesami, to wiele platform ERP oferuje moduły dla różnych branż i różnego zastosowania w biznesie. Można je dodawać lub usuwać wg indywidualnych potrzeb. Jeśli pracujesz w wysoce wyspecjalizowanej branży, ważne jest, aby zastanowić się, jakich modułów będziesz potrzebować i czy preferowany dostawca je oferuje. Oto niektóre z najczęstszych modułów zarządczych w oprogramowaniu ERP:

• finanse i księgowość
• e-commerce
• zarządzanie personelem
• zapasy magazynowe
• zarządzanie łańcuchem dostaw i zamówieniami
• zarządzanie relacjami z klientami (CRM) i automatyzacja marketingu
• płace
• moduły produkcyjne

Najlepsze praktyki przy wyborze ERP

To, że platforma ERP jest powszechnie uznawana lub wysoko oceniana, nie oznacza, że jest odpowiednia dla Twojej firmy. Aby wybrać system ERP zoptymalizowany pod kątem Twojej firmy i jej istniejących technologii, zastosuj najlepsze praktyki i wykonaj następujące kroki podczas procesu wyboru ERP:

1. Utwórz zespół ds. selekcji ERP. Żaden specjalista IT ani dyrektor firmy nie powinien pracować sam podczas wyszukiwania i wybierania platformy ERP. Włącz w ten proces nie tylko członków zespołu IT, ale także kluczowych interesariuszy z innych działów, którzy będą korzystali z tego narzędzia. Mogą powiedzieć więcej o aplikacjach, z których korzystają na co dzień, a także o swoich obecnych procesach i kluczowych wymaganiach dla nowej platformy.
2. Audytuj dotychczas działające aplikacje i procesy workflow. Przed wyborem rozwiązania ERP zastanów się, co działa, a co stanowi problem w Twoich obecnych procesach biznesowych i aplikacjach. Najlepszym sposobem na uzyskanie całościowego obrazu bieżących przepływów pracy i wąskich gardeł, jest przeprowadzenie audytu. Ten proces pomoże Ci zidentyfikować obecne problemy z bezpieczeństwem, wyszukać narzędzia nadające się do wymiany, a nawet te, które nie są już używane.
3. Skoncentruj się na poprawie jakości danych. Dokonując zmiany systemów, dobrze jest nie powielać żadnych problemów z danymi, błędów ani nieefektywności w nowym systemie. Rozważ zainwestowanie w czyszczenie danych i inne narzędzia do poprawy jakości danych, aby poprawić dokładność danych przed migracją ERP. Ten krok pozwoli Twojemu zespołowi zaoszczędzić czas i pieniądze, a także da lepsze wyobrażenie o tym, gdzie obecnie znajdują się dane i jak są wykorzystywane.
4. Ustal priorytety. Każda firma będzie potrzebowała różnych modułów ERP, aby skutecznie prowadzić działalność. Zastanów się, jakie są obecnie największe problemy Twojej firmy, zwłaszcza jeśli chodzi o aplikacje biznesowe i ich skuteczność. Czy chcesz zarządzać przepływami pracy w łańcuchu dostaw czy zasobami ludzkimi, czy raczej modułem do produkcji? Ważne, aby nie inwestować w niepotrzebne moduły, które nie pomogą wymiernie Twojemu zespołowi.
5. Weź pod uwagę zaplecze i umiejętności swojego zespołu IT. Doświadczenie i wiedza Twojego zespołu powinny być czynnikiem przy podejmowaniu decyzji, czy potrzebujesz ERP, który przyjmuje przyjazne dla użytkownika, oparte na szablonach podejście, czy bardziej otwartą, konfigurowalną aplikację. Zanim zaczniesz, dobrze jest zweryfikować, jak wygląda obsługa klienta w ramach danej platformy ERP.
6. Przygotuj dokumentację i pytania przed demonstracją produktu. Jako potencjalny użytkownik nowego systemu ERP, Twój zespół powinien zobaczyć prezentację produktu wraz ze specjalistą ds. obsługi klienta. Zanim obejrzysz demo i spotkasz się z przedstawicielami firmy, wcześniej warto przygotować pytania i zrobić listę głównych potrzeb Twojej firmy.

Wybór odpowiedniego ERP dla Twojej firmy

Wybrana platforma ERP i sposób jej skonfigurowania, będą miały wpływ na wszystkich kluczowych użytkowników, aplikacje i codzienne procesy biznesowe. Jeśli Twój zespół zainwestuje czas i badania w celu znalezienia odpowiedniego systemu ERP, cała Twoja firma będzie przygotowana do zmiany, gdy moduły zostaną już wybrane i wdrożone.