Aplikacja eDokument umożliwia zarządzanie korespondencją, sprawami i dokumentami własnymi zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Jest to jeden z najnowszych modułów pakietu Ratusz®, który został zaprojektowany ze szczególnym uwzględnieniem:

• prostoty i przejrzystości interfejsu

• operacji na dokumentach elektronicznych

• integracji z pozostałymi modułami systemu Ratusz

• integracji z zewnętrznymi platformami usług, w szczególności z platformą ePUAP

Wybrane funkcjonalności:

• architektura wielowarstwowa

• prosty, intuicyjny interfejs dostępu do danych poprzez przeglądarkę www

• wspólny system informowania o zdarzeniach dla systemu eDokument i pozostałych modułów pakietu Ratusz

• wspólne repozytorium dokumentów i jednolity system uprawnień do nich dla systemu eDokument i pozostałych modułów pakietu Ratusz

• integracja z elektronicznymi skrzynkami podawczymi systemu ePUAP w zakresie pobierania i wysyłki dokumentów

• współpraca z systemami poczty elektronicznej

• integracja z systemem analitycznym Lider, pozwalająca na podgląd dokumentów z poziomu raportów i analiz

• integracja z systemem obsługi BIP (Biuletyn Informacji Publicznej)

• wspomaganie zarządzania dokumentacją systemów ISO

• obsługa spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną

• zakładanie i znakowanie spraw w oparciu o klasyfikację RWA

• obsługa listy podmiotów (osób fizycznych i/lub prawnych) powiązanych ze sprawą, korespondencją i dokumentem

• dekretacja spraw na wydziały i osoby

• wiązanie ze sprawami korespondencji, dokumentów i notatek

• obsługa metryczki sprawy

• ejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej z automatyczną numeracją

• rozbudowana wyszukiwarka korespondencji

• dekretacja na pracownika, wydział, referat lub grupę pracowników, dekretacja automatyczna

• obsługa wielu miejsc rejestracji korespondencji

• obsługa kodów kreskowych

• obsługa definiowalnych, dodatkowych atrybutów korespondencji

• przechowywanie dokumentów w folderach o strukturze hierarchicznej

• obsługa wersjonowania dokumentów

• obsługa wersjonowania plików związanych z dokumentem

• możliwość tworzenia dokumentów powiązanych

• obsługa akcji (zatwierdzanie, potwierdzenie zapoznania itd.)

• automatyczne wersjonowanie przy edycji pliku zatwierdzonego

• automatyczne generowanie dokumentów na podstawie szablonów

• możliwość podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym kwalifikowanym

• obsługa definiowalnych, dodatkowych atrybutów dokumentów własnych

• zaawansowany system uprawnień - do folderów dokumentów, dokumentów, rodzajów spraw, funkcjonalności (role)

• obsługa zastępstw

• logowanie kontekstowe do systemu

• raporty i wydruki predefiniowane oraz szybkie tworzone z okien programu

• organizacja raportów w hierarchiczny, wielopoziomowy układ grup

• łączenie raportów w wielopoziomowe układy hierarchiczne poprzez mechanizm odnośników z przekazywaniem parametrów – różne raporty podrzędne wywoływane są przez kliknięcia w odnośniki w raportach nadrzędnych (mechanizm drill down i drill through)

• możliwość prezentacji graficznej raportów w postaci wykresów